Da will der Staat mal Bürokratie abbauen und digitaler werden – und dann ziehen die Unternehmen nicht mit. Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab Ende dieses Jahres müssen dann alle Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz E-Rechnungen auch verschicken können.
Allerdings hat ein Drittel der Unternehmen bis heute noch keine einzige E-Rechnung verschickt, und nur etwa ein Viertel der Unternehmen fühlt sich vollständig vorbereitet auf die bald kommende Pflicht. Das zeigt eine repräsentative Befragung von YouGov im Auftrag der E-Rechnungsplattform Easybill. 502 Unternehmen wurden dafür befragt.
Die E-Rechnungspflicht steht vor dem Haus – und keiner ist bereit
Dabei ist es nur noch ein gutes halbes Jahr, bis die Pflicht kommt. Jetzt ist erstmal Urlaubszeit, dann noch ein paar Monate arbeiten und schon ist Weihnachten und die E-Rechnungspflicht steht vor der Tür. Hat aber keine Geschenke dabei. Es ist also keine vage Prognose: Unternehmen werden nicht bereit sein. Mal wieder.
Dabei soll die E-Rechnungspflicht manuelle Prozesse reduzieren und das Rechnungswesen digitalisieren. Unternehmen können nicht mehr einfach beliebig PDFs per Mail hin- und herschicken. Nein, es braucht strukturierte Daten, die dann noch leichter automatisiert ausgelesen werden können. Im Optimalfall braucht es dann gar keine menschliche Prüfung der Rechnung mehr. In einem perfekten Prozess finden irgendwann Erstellung, Versand, Prüfung, Bezahlung und Ablage der Rechnung komplett automatisiert statt. Der Mensch kommt nur bei Dingen ins Spiel, die einer besonderen Prüfung bedürfen, oder wenn etwas schiefgeht. Für all das braucht es die E-Rechnung.
21 Prozent schreiben Rechnungen mit Word oder Excel
Und trotzdem arbeiten, so die Befragung, zehn Prozent der Unternehmen noch mit Word, wenn sie eine Rechnung erstellen. Elf Prozent nutzen Excel. Also 21 Prozent, die auf Microsoft-Software setzen, die für Rechnungserstellung überhaupt nicht geeignet ist. Denn E-Rechnungen kann man damit nicht erstellen. Mal abgesehen davon, dass die Abhängigkeit von Microsoft ohnehin zu groß ist: Dass jedes fünfte Unternehmen so im Jahr 2026 Rechnungen schreibt, spricht Bände über den digitalen Reifegrad von Unternehmen. Word zu nutzen, ist keine Digitalisierung.
Andreas Seifert, CEO von Easybill, zeigt sich überzeugt, dass viele Unternehmen die E-Rechnungspflicht eher als Pflichtaufgabe wahrnehmen: „Dabei liegt hier eine echte Chance: Wer seine Prozesse jetzt modernisiert, schafft nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern gewinnt langfristig an Effizienz und Geschwindigkeit im gesamten Rechnungswesen.” Die kommende Pflicht zwingt Unternehmen, sich damit zu beschäftigen. Der Staat tut also etwas Richtiges, um Unternehmen zu besserer Digitalisierung zu bewegen. Das in die Realität umzusetzen, wird die Aufgabe der Unternehmen bleiben.
Meckern über Bürokratie ist zu billig
Es ist so leicht, über die staatliche Bürokratie und den Kostenapparat des Staates zu meckern. Aber viele Unternehmen sollten ganz offenbar bei sich selbst anfangen, bevor sie in die allzu billige Staatskritik einsteigen.
Diese Kritik mit Berechtigung üben dürften gerade einmal 42 Prozent der Unternehmen – so viele versenden schon heute regelmäßig E-Rechnungen. 63 Prozent der Unternehmen kennen im Gegenzug die Regelungen nicht einmal in Gänze. Fast zwei Drittel wissen also nicht einmal ganz genau, worauf sie sich da vorbereiten müssen. Und 36 Prozent sehen die technische Umsetzung als größte Hürde. Dabei ist das Thema bei näherer Betrachtung wirklich nicht wahnsinnig komplex.
Die E-Rechnung ist symptomatisch für die Probleme, die Unternehmen haben: Alle schreien nach weniger Bürokratie, schnellem Internet oder besseren Rahmenbedingungen. Aber an den eigenen Stellschrauben wird zu wenig gedreht. Bessere Rechnungsprozesse sind da nur ein Beispiel, das viele Unternehmen nicht angehen. Die Einführung von funktionierenden KI-Prozessen, bessere Kommunikationsabläufe, Automatisierung von Gehaltsabrechungen wären weitere. Solange Unternehmen daran laborieren, sind die lauten Rufe in Richtung Politik eher fehl am Platz. Geht selbst voran, liebe Unternehmen!
Auf eine digitalisierte Woche!
(fms, Jahrgang 1993) ist UX-Berater, Medien- und Wirtschaftsjournalist und Medien-Junkie. Er arbeitet als Content-Stratege für den Public Sector bei der Digitalagentur Digitas. Als freier Autor schreibt er über Medien und Marken und sehr unregelmäßig auch in seinem Blog weicher-tobak.de. Er hat Wirtschafts- und Technikjournalismus studiert, seinen dualen Bachelor im Verlag der F.A.Z. absolviert und seit mindestens 2011 keine 20-Uhr-Tagesschau verpasst.
