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Drei Beispiele, wie agile Arbeit den Workflow verbessert

Agile Methoden sind kein Allheilmittel, sondern gehen nur auf, wenn sich die Mitarbeitenden darauf einlassen und nach wie vor der Mensch und nicht das Tool im Mittelpunkt steht. © Unsplash/Ferenc Horvath

Im Corona-Jahr 2020 ist Agilität vom Buzzword zur Notwendigkeit geworden und hat dem Wandel zu flexiblen Strukturen einen Boost verpasst. Aus Sicht von Isabelle Schnellbügel, Chief Strategy Officer bei Ogilvy Deutschland, haben sich dabei drei Ansätze als besonders zukunftsfähig erwiesen.

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Es gibt viele agile Frameworks, die Agenturen für ihre kreative Arbeit nutzen können – darunter Design Thinking, Human Centered Design, Design Sprints und Lean UX oder Scrum. Doch die Methoden sind bei weitem nicht universell einsetzbar, denn jede Herausforderung braucht eine individuelle Herangehensweise.

Die Wahl der richtigen Frameworks hängt vor allem von der Komplexität, Planbarkeit und Stabilität einer Anforderung ab:

  • Komplizierte Sachverhalte können beispielsweise über Kanban gelöst werden.
  • Bei komplexen Szenarien bietet sich Scrum an.
  • Und chaotische Situationen, bei denen sowohl die Anforderungen als auch die Technologien unbekannt sind, erfordern Design-Thinking-Ansätze.

Agile Ansätze sind jedoch keine Zauberformel. Denn auch klassische Wasserfall-Methoden haben nach wie vor eine Berechtigung!

Digitale Tools als Basis für effektive Zusammenarbeit

Das vergangene Jahr hat gezeigt, dass digitale Tools die Basis für eine konstruktive und effektive Zusammenarbeit sind. Auch nach der Pandemie bleibt der Arbeitsalltag weiterhin von Remote Working definiert – New Work 2.0 sozusagen.

Dabei helfen digitale Workshops, auch im Homeoffice-Alltag, um kreativer zu arbeiten – für viele unserer Kund:innen eine neue Erfahrung. Agile Ansätze sind durchweg skalierbar. So kann sogar das gesamte Agenturmodell agil gestaltet werden. Ein Muss ist jedoch ein fixes Kernteam für den Kunden, um für die nötige Stabilität im schnelllebigen Tagesgeschäft zu sorgen – und gleichzeitig flexibel reagieren zu können.

Dazu passend folgen drei Beispiele, wie agiles Kundenmanagement den Workflow verbessert.

Beispiel 1: Mehr Transparenz durch toolbasierte Kollaboration

Sicher ist: Agiles Arbeiten ist heute ohne Projektmanagement-Tools wie Teams, Confluence oder Jira nicht mehr denkbar. Eine von Agentur und Unternehmen gemeinsam genutzte digitale Toolbox bietet zahlreiche Vorteile. Damit lassen sich Informationen über sämtliche Stakeholder und Projektbeteiligten schneller austauschen, Fehler werden früher erkannt und behoben und so das gesamte Qualitätsmanagement verbessert. Insgesamt erhöhen solche Tools die Flexibilität und Transparenz. Sie können zudem den Time-to-Market-Prozess, also die Dauer von der Produktentwicklung bis zur Platzierung des Produkts am Markt, deutlich optimieren. Das funktioniert auch dann, wenn es sich nicht um ein physisches Produkt, sondern beispielsweise eine Kampagne handelt.

Bei mehr Tempo wird eigenverantwortliches Arbeiten noch wichtiger: Nur wenn Verantwortliche, Ziele und Guidelines klar definiert sind, ist eine schnelle Reaktion möglich –zum Beispiel bei unerwarteten Änderungen des Briefings. Dabei dürfen die grundlegenden Prozesse wie regelmäßige Reviews oder Quality-Checks nicht vergessen werden, und natürlich sollten auch Erfolge gemeinsam gefeiert werden.

Beispiel 2: Mehr Kreativität mit digitalen Workshop-Formaten

Im Homeoffice und doch gemeinsam kreativ arbeiten? Diese Frage stellen sich Unternehmen und Agenturen gleichermaßen. Und nach der Erfahrung der vergangenen Monate lässt sich selbstbewusst sagen: Es geht tatsächlich! Ergebnisorientiert und mit genauso viel Spaß wie bei herkömmlichen Workshops.

Tools wie Miro kommen persönlichen Workshops mit Whiteboard und Kreativtechniken sehr nah und lassen sich problemlos mit Methoden wie Design Thinking kombinieren. Dennoch gilt es, online ein paar Regeln zu beachten: Damit das Team vor dem Bildschirm am Ball bleibt, sollten die Sessions nicht länger als drei Stunden dauern und der Teilnehmendenkreis nicht zu groß sein. Bei zwei Moderator:innen haben sich etwa maximal vier Gruppen à vier Personen bewährt, die in Breakouts in Kleingruppen zusammenarbeiten können.

Virtuell ist es noch wichtiger, die Teilnehmenden Schritt für Schritt auf die Reise mitzunehmen. Deshalb sollte der einleitende Part zu Hintergrundinformationen nicht länger als eine halbe Stunde dauern. Interaktion ist entscheidend – mit kurzen weiteren (Präsentations-)Pausen und einem Wrap-up. Je abwechslungsreicher und kurzweiliger, umso besser. Bei viel Interaktion mit enger Taktung ist genaue Planung noch wichtiger als beim persönlichen Workshop.

Beispiel 3: Mehr Effektivität durch agile Agenturmodelle

Eine Möglichkeit des agilen Arbeitens sind “Customized Teams”, also geballte Kompetenz in Form einer individuell zusammengestellten Expert:innengruppe, maßgeschneidert auf die Anforderungen des Kunden. Das Ziel ist es, Kreativität zu boosten, ganzheitlich an Entwicklungen heranzugehen und ultimativ Kosten zu sparen.

Ein Beispiel für die Umsetzung dieser Strategie ist das All-Star-Team von Ogilvy für Milka/Mondelēz. Es vereint die besten Spezialist:innen unterschiedlicher WPP-Partneragenturen in einem Kernteam – und zwar aus allen Bereichen inklusive Media, Kreation und Plattformen. Gemeinsam entwickelt das Team internationale Toolkits, Kampagnen, Leuchtturmprojekte und Always-on-Kommunikation – und hebt so das kreative Profil der Marke auf ein neues Level.

Fazit

Die einzig wahre agile Methode existiert nicht. Vielmehr lohnt es sich, mit Modellen zu arbeiten, die von klein bis groß skalierbar sind. Sie sind kein Ersatz für klassische Ansätze, vielmehr eine flexible Ergänzung, die sich an Kundenbedürfnisse und Projektanforderungen anpassen lässt.

Digitale Tools steigern Effizienz und Kreativität. Doch auch Agilität ist kein Allheilmittel, sondern geht nur auf, wenn sich die Mitarbeitenden darauf einlassen und nach wie vor der Mensch und nicht das Tool im Mittelpunkt steht. Insbesondere in Zeiten von Remote Working bleiben so die persönliche Ebene und der Teamspirit erhalten.

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