Die Suite biete aber nicht nur die Möglichkeit, Massen-Mails automatisiert zu individualisieren. Das Werkzeug passe die Inhalte auch automatisch an, wenn sich Interessen ändern. Die E-Marketing Suite sei damit eine der ersten Lösungen in diesem Bereich, die das 1:1-Marketing durch eine dynamische Profilbildung vollumfänglich unterstützt. Sie verfüge zudem über einen webbasierten Wysiwyg-Editor, mit dem sich die E-Mails grafisch unterstützt gestalten und über eine einfach zu bedienende Logik den verschiedenen Interessensprofilen der Kunden zuordnen lassen. „Wir zollen dem veränderten Medienkonsum der Kunden mit einer einfach zu bedienenden Lösung Rechnung. Mit der E-Marketing Suite verknüpfen wir das Potenzial der traditionellen Unternehmenskommunikation mit den modernen Informationsmöglichkeiten des Web 2.0“, beschreibt Folkert Wilken die Vorteile.
Basis der neuen E-Marketing Suite ist die CRM-Adressverwaltung. Hier werden alle Adressen, Merkmale und Profile der Newsletter-Empfänger gespeichert und verwaltet. Ein umfangreiches Filterwesen ermöglicht die Selektion von passgenauen Zielgruppen und Segmenten. Die Export- und Importfunktion erlaubt die automatische Bearbeitung großer Datenmengen – auch aus anderen Datenbanken und Systemen heraus. Als Grundlage für die Individualisierung werden Verhaltensweisen des Kunden wie sein Klickverhalten auf der Homepage oder seine Bestellungen und Anfragen ausgewertet und daraus Interessensprofile abgeleitet. Auf diese Profile werden im integrierten Modul „Newsletterversand“, dem Herzstück der Anwendung, die thematischen Inhalte einer E-Mail ausgerichtet.
Neben dem Inhalt einer E-Mail stellt auch der Versandzeitpunkt ein wichtiges Kriterium dar, um eine möglichst hohe Öffnungsrate zu erzielen. Der Kampagnenmanager erlaubt es, E-Mails zu bestimmten Zeitpunkten und damit gesteuert zu verschicken. Neben festen Terminen wie Jubiläen, Geburts- und Feiertagen können dabei auch Trigger-gesteuerte Workflows etabliert werden, beispielsweise der automatische Versand einer Zufriedenheitsumfrage auf eine bestimmte Aktion hin oder eine Nachfrage nach den Gründen, sollte ein Kunde eine Bestellung abgebrochen haben. Da sich die Interessen der Empfänger verändern könnten, passt sich die dynamische Profilierung an diese neuen Bedürfnisse der Adressaten an. Als Grundlage dafür wird beispielsweise das Klickverhalten im Newsletter oder auf der Website sowie das Bestellverhalten verwendet. Dadurch wird erreicht, dass die Interessenlage der potenziellen Kunden zu jedem Zeitpunkt des Lebenszyklus bekannt ist und berücksichtigt wird.
Durch ihr Baukastenprinzip ist die auf Java basierende Wilken E-Marketing Suite über verschiedene Module stufenweise erweiterbar und lässt sich an die speziellen Anforderungen der Unternehmen anpassen. Mit dem E-Mail-Modul kann beispielsweise auch das Feedback von Kunden zeitnah bearbeitet werden. Hierzu werden eingehende E-Mails wie Anfragen, Antworten oder Beschwerden entsprechend ihrer Schlagwörter automatisch spezifischen Sachbearbeitern oder speziellen Mailkonten zugewiesen. Der Sachbearbeiter erhält bei der Bearbeitung vorausgewählte Textbausteine (mit Relevanz zum Inhalte und zur Sprache), um die E-Mails schneller beantworten zu können. Mit dem Postmodul lassen sich die postalischen Adressen auf ihre Korrektheit überprüfen. Die Lösung ergänzt bzw. korrigiert die Datensätze selbstständig. Somit können beim Versand Porto- und Druckkosten eingespart werden. Das integrierte Umfragemodul erlaubt die Durchführung von Umfragen und die Auswertung der Ergebnisse. Diese können genutzt werden, um weitere spezialisierte Kampagnen zu starten bzw. wiederkehrende zu optimieren. Der Daten-Connector erlaubt die Anbindung von verschiedenen Satelliten-Systemen, etwa einem Onlineshop, einem Dokumentenmanagement- oder ERP-System, einer Call-Center-Software oder einer Buchungsplattform. Für ein überprüfbares Marketing stellen aussagefähige Berichte mit strategisch relevanten Informationen die Basis dar. Die im Report-Modul integrierten Analysen informieren über alle wichtigen Kennzahlen und erlauben somit eine bessere Feinabstimmung geplanter Versendungen.