Optimierungsbedarf zeige sich aktuell insbesondere im rechtlichen Bereich. Beispielsweise würden für geschäftliche E-Mails die gleichen Vorschriften gelten wie für Geschäftsbriefe. Sie gehörten mit wenigen Ausnahmen zu den Handelsbriefen, was direkte Anforderungen an eine korrekte E-Mail-Signatur und Archivierung zur Folge habe. Allerdings würden gegenwärtig nur etwa die Hälfte der Unternehmen in der externen Kommunikation eine einheitliche E-Mail-Signatur einsetzen.
Um die Voraussetzungen und Stellhebel für ein professionelles E-Mail-Management zu verdeutlichen, habe das Unternehmen mit dem E-Commerce-Center Handel (ECC Handel) und der IT-Akademie Mainz im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Projekts „KMU-orientiertes E-Mail-Management“ einen Online-Ratgeber entwickelt. Dieser soll Teilnehmern nach der Beantwortung von zwölf kurzen Fragen einen Überblick über die Erfüllung organisatorischer, technischer und rechtlicher Anforderungen an das E-Mail-Management geben. Zudem sollen sich aus dem Ratgeber individuelle Handlungsanleitungen ableiten lassen.
Über die formulierten Richtlinien des Online-Ratgebers hinaus werde Teilnehmern auch ein kostenloser Leitfaden mit detaillierten Informationen zum Thema E-Mail-Management zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe dieses Leitfadens sollen Unternehmen ihr bisheriges E-Mail-Management analysieren und etwaigen Änderungsbedarf erkennen können.