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Office-Programme sind Zeitfresser – müssen sie aber nicht sein

Laut Studie entfallen dei der Erstellung einer Präsentation 38 Prozent der Gesamtzeit auf Formatierungsarbeiten, die sich automatisieren ließen

Office, die meist genutzte Software in deutschen Unternehmen, wird als ungeahnter Zeitfresser verstanden. Das fand eine GfK-Studie im Auftrag der Made in Office GmbH heraus. 75 Prozent aller Unternehmensdokumente entsprechen nicht dem korrekten Corporate Design und viele Nutzer haben das Gefühl, nicht genügend Training im Umgang mit Word, Excel, Powerpoint und Co. zu erhalten

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Die GfK, das größte deutsche Marktforschungsinstitut, hat im Juni 2014 insgesamt 1.017 Arbeitnehmer in deutschen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern zu ihrer Nutzung der verschiedenen Microsoft Office-Programme wie Word, Excel, Powerpoint oder Outlook befragt.Die für die Studie befragten Mitarbeiter stammen aus Unternehmen der Branchen Finanzen und Versicherungen, Chemie, Pharma, Automotive, Energie, Industrie, Konsumgüter, Logistik und Dienstleistungen. Dabei kam heraus: 75 Prozent aller Unternehmensdokumente entsprechen nicht dem korrekten Corporate Design. Dabei produziert ein Mitarbeiter pro Jahr 48 Präsentationen, 180 Kalkulationen, 240 Dokumente und 7.200 E-Mails. So das Ergebnis einer großen, repräsentativen Studie der GfK.

Arbeitserleichterungen durch Makros und Add-ins

Was „Die große Office-Studie 2014“ auch zeigt: 38 Prozent der Gesamtzeit, die für die Erstellung einer Präsentation benötigt wird, entfallen auf sich ständig wiederholende Formatierungsarbeiten. Doch nur die wenigsten Office-Arbeiter wissen, dass es für jedes Programm so etwas wie Makros und Add-ins gibt, die die immer gleichen Prozesse automatisieren. Nur ein Drittel der befragten Mitarbeiter setzt solche Arbeitserleichterungen ein. 72 Prozent seiner Zeit verbringt ein durchschnittlicher Büromitarbeiter mit Arbeit in Office-Programmen – von der E-Mail über Textverarbeitung und Tabellenkalkulation bis hin zu Präsentationsprogrammen, insgesamt sechs Stunden täglich. Wiederkehrende Aufgaben, wie etwa die Erstellung von Präsentationen in PowerPoint, von Angeboten in Word oder von Reportings in Excel, nehmen ein Drittel der Zeit ein, die mit Office-Software gearbeitet wird

Zu wenig Training im Umgang mit Office

Was das Problem noch verschärft: 79 Prozent der Büromitarbeiter haben das Gefühl, dass sie zu wenig Training im Umgang mit ihren täglich genutzten Programmen erhalten. Manche geben nach eigener Einschätzung sogar an, nur Grundkenntnisse in den Office-Anwendungen, mit denen sie arbeiten müssen, zu besitzen. Will ein Unternehmen also ein Office-Effizienz-Programm aufsetzen, sollte es zwei Stoßrichtungen haben: zum einen muss es die typischen Zeitfresser und CI-Stolpersteine wie etwa die Folienerstellung in Powerpoint weitgehend automatisieren; und zum anderen gilt es, das Know-how der Mitarbeiter zu stärken. (Made in Office/lig)

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