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Leichte Handhabe, keine komplizierten Prozesse: Neun Regeln für den unternehmenseigenen App Store

© Photo by Rami Al-zayat on Unsplash

Brauchen Mitarbeiter Business-Software führt ihr Weg immer häufiger direkt in den unternehmenseigenen App Store, der den Mitarbeitern nicht nur bequemen Zugang, sondern auch mehr Sicherheit bietet. Was sollten Unternehmen beim Enterprise App Store beachten?

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Von Gastautor Thomas Reiber, Regional Vice President bei Flexera Software

Unternehmenseigene App Stores beziehungsweise Enterprise App Stores bieten Mitarbeitern einen bequemen Zugang zu Anwendungen. Von der automatisierten Bereitstellung profitiert aber auch die IT. Das liegt auch an den wachsenden Ansprüchen der Endanwender, die benutzerfreundliche Plattformen von iTunes und Co. gewohnt sind. Richtig umgesetzt punkten unternehmenseigene App Stores jedoch nicht nur mit einer einfachen Handhabung, sondern können auch den Wert des Applikationsportfolios steigern, Sicherheitsrisiken reduzieren, das Lizenzmanagement vereinfachen und Kosten senken.

Damit die eigene Plattform zum Erfolg für Mitarbeiter und IT wird, sollten Unternehmen folgende neun Regeln beachten:

1. Kein Kontrollverlust

Werden im App Store nur autorisiere Anwendungen angeboten, bekommen Mitarbeiter die Apps, die sie brauchen und auch tatsächlich nutzen dürfen. Damit behalten Unternehmen auch im Cloud-Zeitalter die Kontrolle und können Schatten-IT vorbeugen. Den Mitarbeitern bleibt die freie Auswahl innerhalb des Portfolios, während der Beschaffungs- und Bereitstellungsprozess selbst in der Hand des IT-Procurement bleibt.

2. Anfordern, genehmigen, bereitstellen

Genehmigungs-Workflows brauchen ein hohes Maß an Granularität und Flexibilität. So lässt sich genau kontrollieren, welche Apps genehmigungspflichtig sind, wer die Anfragen bearbeiten darf und von welchen Kriterien das Routing abhängt (zum Beispiel Kosten, Verfügbarkeit der Lizenz). Automatisierte Workflows verkürzen zudem die Wartezeiten für den Mitarbeiter.

3. Do it Yourself

Im privatem Umfeld sind es Nutzer gewohnt, einfach und bequem Apps herunterzuladen. Self-Service-Portale wie App Stores bieten ein nutzerorientiertes Einkaufserlebnis, schnelle Abwicklung und eine einfache Navigation. Dabei ist es wichtig das Angebot an Apps in übersichtliche Kategorien zu unterteilen, Sprache oder Preis dem jeweiligen Standort der Mitarbeiter anzupassen und Empfehlungen für weitere nützliche Apps abzugeben.

4. Mobil bleiben

„Bring Your Own Device“ (BYOD) entwickelt sich zur Norm für Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, Mitarbeitern eine zentrale Anlaufstelle zu bieten, um Apps für alle Geräte – Desktop, virtuell und mobil – bereitzustellen. Automatisierte Enterprise App Stores gehen noch einen Schritt weiter, indem sie proaktiv Apps vorschlagen, die für andere registrierte Geräte verfügbar sind. Im Zusammenspiel mit Lösungen wie AirWatch® von VMware Enterprise Mobility Management™, Microsoft System Center Configuration Manager, Symantec Client Management Suite oder MobileIron EMM kann die IT einen zentralen Checkout-Prozess sicherstellen, der sowohl Apple iOS und Android Public Stores als auch intern entwickelte mobile Anwendungen unterstützt.

5. Application Readiness

Die Einbindung des App Stores in den Application ReadinessProzess ist zentral. Damit wird sichergestellt, dass im Store nur die Apps angeboten werden, die auch sofort einem Nutzer bereitgestellt und ausgeliefert werden können. Zu den wichtigsten Schritten zählen das Bearbeiten von Anfragen, die Validierung und Beseitigung von Redundanzen, Kompatibilitätsbestimmung und Tests für die Zielumgebungen, die Paketierung, die Ressourcenplanung sowie die Bereitstellung.

6. Datennutzung in Echtzeit

Geht eine Anfrage über den Store ein, muss das System in Echtzeit die Lizenzvergabe prüfen. Stehen noch ausreichend Lizenzen zur Verfügung? Oder sollen Lizenzen automatisch reserviert werden? Lizenzrichtlinien lassen sich so einfacher und zuverlässiger einhalten während das IT-Procurement den Bedarf neuer Lizenzen besser überprüfen und planen kann.

7. Softwarelizenzierung optimieren

Anhand der im App Store gesammelten Softwarenutzungsdaten kann die IT ungenutzte Anwendungen identifizieren und entsprechend Lizenzen zurückfordern, um unnötige Ausgaben zu vermeiden. Software-Leasing ermöglicht den Zugriff auf Apps für einen begrenzten Zeitraum und eignet sich damit für projektbasierte Umgebungen.

8. Integration gleich Effizienz

Die Anbindung des App Stores an andere Unternehmenssysteme erhöht die Effizienz und den Automatisierungsgraf des gesamten Anfrage- und Auslieferungsprozesses. Durch die Integration mit IT-Service-Management-Systemen wie BMC Remedy oder ServiceNow lässt sich beispielsweise sicherstellen, dass die Bereitstellung den Unternehmensrichtlinien und externen Vorschriften entspricht.

9. Teil des Ganzen

Erfolgreiche App Stores arbeiten nicht als Silo-Lösungen, sondern sollten immer in Verbindung mit Application Readiness-Prozessen und der Softwarelizenzoptimierung betrachtet werden. Sie sind Teil einer umfassenden Application-Usage-Management-Strategie, die den gesamten Lebenszyklus der Anwendungen abdeckt.

Generell gilt für den Erfolg eines Enterprise App Store: Je praxisorientierter, unkomplizierter und schneller die Prozesse ablaufen, desto größer ist die Akzeptanz bei der Mitarbeitern die Plattform auch tatsächlich zu nutzen.

Zuerst erschienen bei marconomy.de

Zum Autor: In seiner Funktion als Regional Vice President bei Flexera verantwortet Thomas Reiber die Bereiche Softwarelizenzoptimierung und Data Platform für Deutschland, Österreich und die Schweiz.

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