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Quinsee soll Ablagealternativen eröffnen

Mit der „Quinsee-E-Akte“ will die Dr. Heydenreich GmbH den Mittelstand unterstützen, sogenannte Eigenbau-Archivlösungen durch ein effizientes elektronisches Dokumenten-Management zu ersetzen. Das browserbasierte Tool der IT-Lösung für Verwaltungsvorgänge soll sofort von jedem Mitarbeiter ohne Einarbeitung genutzt werden können und so für interne Aufwandssenkung sorgen.

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Im Gegensatz zu anderen Managementlösungen soll die Quinsee-E-Akte ohne klassische Datenbanken auskommen. Stattdessen würden mit der Intranet-Suchmaschine Quinsee und dem bewährten PDF-Format zwei Standardtechnologien für die zentrale elektronische Komplett-Datenhaltung zusammengeführt. Somit könnten alle relevanten Informationen zu einem Vorgang samt zugehöriger Metadaten in PDF-Dokumenten vereint und mit einem effizienten Suchverfahren erschlossen werden. In das System, das nach Herstellerangaben auch gemischte Sammlungen aus elektronischen Informationen und klassischen Aktenbeständen verwaltet, sollen sich darüber hinaus Prüf- und Freigabeprozesse integrieren lassen.

Einer Erhebung der amerikanischen Association For Information and Image Management (AIIM) zufolge würden auf die Suche nach Verträgen, Protokollen oder Rechnungen bis zu 20 Prozent der Arbeitszeit entfallen. Demnach koste allein das Auffinden eines einzigen falsch abgelegten Dokuments 120 Dollar. Zudem werde jedes Geschäftsdokument durchschnittlich 19 Mal kopiert. Nach einer Hochrechnung der Computerwoche käme man damit für Deutschland auf vermeidbare Kosten in Höhe von 130 Milliarden Euro.

www.drheydenreich.de,
www.quinsee.de

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