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Mitarbeiter verbaseln ihre Zeit als Kreativchef

Wer kennt es nicht, insbesondere in der Planungszeit, die jetzt in einigen Unternehmen langsam wieder beginnt? Präsentationsstaffel-Läufe und Slide-Schlachten. Geschäftsführungen wollen überzeugt, Mitarbeiter mitgenommen und Partner informiert werden. Und womit beginnt alles? Richtig. Mit Power-Point. Ganz abgesehen davon, dass durch dieses Zauberprogramm von Microsoft mit einem Mal die einfältigsten Bulletpoints nach Strategie aussehen, hext das Programm auch noch jede Menge Zeit weg.

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Nach einer aktuell erschienenen Studie arbeiten 67 Prozent der deutschen Arbeitnehmer mindestens zwei Stunden pro Woche mit der Erstellung von Power-Point-Präsentationen. Und es kommt noch schlimmer: 45 Prozent verbringen sogar einen Monat oder mehr Zeit im Jahr mit dem Basteln von Slides. Wäre das jetzt alles inhaltlicher Natur – denn Strukturieren von Maßnahmen, Vergegenwärtigung von Strategien und das Durchdenken von Ideen ist ja durchaus sinnvoll und positiv – könnte man (insbesondere als Unternehmenslenker) noch ein Auge zu drücken.

Allein rund 40 Prozent der Zeit wird jedoch für die grafische Aufbereitung der Präsentationen investiert. Das heißt: Schriften und Logos suchen, Bilder finden, Slidewechsel konfigurieren, vielleicht noch Musik und Filme hinterlegen. Aber der springende Punkt ist: Häufig wird auch ein neues Grundlayout entworfen, als ob im ganzen Unternehmen bisher noch keine Präsentation erstellt worden wäre. Die logische Folge ist, dass das Unternehmen teilweise zu einer völlig neuen Corporate Design (CI) findet. Viele Mitarbeiter arbeiten also als ihr eigener „Kreativchef“.

Das ist Ressourcenverschwendung in seiner reinsten Form. Und mehr als jeder zweite weiß es, denn danach gefragt, was die größten „Zeitfresser“ bei der Präsentationserstellung sind, antworten artig 55 Prozent der über 1 000 Teilnehmenden: „Die Erstellung und Formatierung von Grafiken und Objekten.“

Was lernen wir daraus?

1. Layouts müssen einfacher zugänglich gemacht werden, oder noch besser: zwingend vorgeschrieben werden.
2. Vielleicht kann man externe fachkundige Dienstleister mit einer fachgerechten Aufbereitung der eigenen Inhalte beauftragen.
3. Muss es immer Power-Point sein?

Insbesondere zum letzten Punkt: Wenn sich die Inhalte ohne Power-Point nicht wirken, sollte man direkt auf die Präsentation verzichten.

Übrigens ist die Studie repräsentativ, aber natürlich sind die Erkenntnisse des Marktforschers Toluna im Auftrag des Softwarehauses Made in Office interessengeleitet, da man professionelle Präsentationsmanagement-Lösungen verkaufen möchte. Dennoch scheinen die Ergebnisse schon aus eigener Erfahrung nicht abwegig, oder?

Über den Autor: Christian Thunig ist stellvertretender Chefredakteur der absatzwirtschaft – Zeitschrift für Marketing und Leiter des Portalgeschäfts Marketing und Mittelstand im Fachverlag der Verlagsgruppe Handelsblatt.

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