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Hengstenberg sieht mit Xpress PSA klarer

Bei Jahresgesprächen fordert der Handel von Lieferanten deutliche Konditionenverbesserungen, obwohl viele Rohstoffe für Hersteller teurer geworden sind. Hinzu kommt, dass Handelskonzerne zunehmend mit Konditionsmanagement-Systemen aufrüsten, um Verträge mit Lieferanten über alle Länder transparent zu machen. Für Lieferanten gewinnt ein vergleichbares Konditionsmanagement-System an Bedeutung, wollen sie ein Verhandlungspartner auf Augenhöhe sein. Hengstenberg plant und simuliert seinen Absatz, Umsatz sowie die einzusetzenden Rabatte deshalb mit dem Branchentemplate „Xpress PSA“.

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Hengstenberg, gegründet 1876 in Esslingen am Neckar, beschäftigt in Deutschland heute mehr als 550 Beschäftigte an den Standorten Esslingen, Fritzlar und Bad Friedrichshall. Neben der Marke Hengstenberg vertreibt das Unternehmen auch die Marke „Oro di Parma“. Das Sortiment umfasst neben Sauerkraut, Rotkohl und Gurken auch Essig, Senf, feinsaure Gemüsekonserven und Tomatenprodukte. In der Vergangenheit planten die Key Accounter die Konditionen für diese Produkte sowie deren Absatz und Umsatz mit Excel. Damit war der Abstimmungs- sowie der Pflege- und Administrationsaufwand bei Änderungen jedoch hoch. Zudem waren verschiedene Hochrechnungen in Excel nur schwer vergleichbar. Deshalb entschied sich das Unternehmen, diese Schwachstellen durch ein integriertes Planungs- und Simulationssystem zu beheben und entwickelte gemeinsam mit dem IT-Dienstleister IS4 das Branchentemplate Xpress PSA. Für den Template-Ansatz sprachen der enge Bezug zur täglichen Arbeitspraxis der Endanwender und damit eine große Akzeptanz des Systems nach dessen Einführung. Seit einigen Monaten setzt Hengstenberg die Lösung nun ein.

Inhaltlich unterscheidet Xpress PSA zwischen vier Typen der Planung: der Marketing-Planung, der Vertriebs- oder Key-Account-Planung, der dazugehörigen Konditionsplanung sowie einer operativen Absatzplanung. Die wesentlichen Unterschiede der einzelnen Planungen liegen in der Zielsetzung, der Granularität und den zu beplanenden Kennzahlen. Während in der Marketing- sowie in der operativen Absatzplanung beispielsweise auf einer aggregierten Kundenebene geplant wird, plant der einzelne Key Account Manager in der Key-Account-Planung sowie in der Konditionsplanung seine Kunden. Auf Kennzahlebene wird in der Marketing- und Key-Account-Planung entlang des DB-Schemas bis zum Netto-Netto (Absatz, Preis, Rabatte, Konditionen) geplant. Dagegen plant man in der operativen Absatzplanung lediglich den Absatz. Die Konditionsplanung berücksichtigt flexibel konfigurierbare Abzugsschemata, auf die sich die Einzelkonditionen beziehen. Obwohl die vier unterschiedlichen Planungstypen in unterschiedlicher Granularität vorliegen, können die Planungen im Template miteinander verglichen werden, sodass am Ende eines Planungsprozesses ein abgestimmter Planungsstand vorliegt.

Den Mittelpunkt der Planung bildet das Zusammenwirken der Key-Account-Planung und der Konditionsplanung. Nach der Planung von Absatz und Preis in der Key-Account-Planung hinterlegt Hengstenberg in der Konditionsplanung Rabatte und Konditionen auf beliebigen Stufen der Produkthierarchie. Dabei sind prozentuale und absolute Konditionen sowie Stückvergütungen möglich. Nach der Pflege können die Planer dann auf Knopfdruck das DB-Schema für die Konditionen berechnen. Dabei werden der aktuell hinterlegte Planabsatz und Planumsatz einer Version aus der Key-Account-Planung sowie ein im System hinterlegtes Konditionsschema zur Anwendung der Abzugsreihenfolge und zur Bestimmung von Zwischenstufen berücksichtigt. Um konsistente Artikel-DB-Betrachtungen zu ermöglichen, rechnet Xpress PSA jede Kondition bis auf den Einzelartikel herunter, wobei der Gültigkeitszeitraum der Kondition berücksichtigt wird. Nach dem Durchrechnen wird automatisch die Key-Account-Planung mit den neuen Rabatt- und Konditionsdaten aktualisiert. Durch verschiedene Simulationsstände in jeder Planung ist es bei Hengstenberg möglich, alternative Szenarien durchzuspielen, um Auswirkungen besser beurteilen zu können. So sind Key Account Manager optimal auf Handelsgespräche vorbereitet.

Die Planungsanwendungen von Xpress PSA sind in das SAP Portal integriert. In diese einheitliche, webbasierte Oberfläche sind auch alle Reports und Administrationsmöglichkeiten der Planung eingebunden. Die verschiedenen Administrationstools sind so gestaltet, dass sie direkt im Fachbereich bedient werden können. Statt aufwändiger Anlageprozesse für Stamm- und Bewegungsdaten innerhalb der SAP Gui, die zur Initialisierung einer neuen Planungsversion erforderlich sind, können berechtigte Benutzer innerhalb des Portals über Web-Dynpro-Anwendungen auf Knopfdruck alle Vorbereitungen treffen, sodass die Planenden mit minimalem Aufwand ihre Planung erzeugen können. Möglich ist auch ein Tracking des Planungsstatus der einzelnen Planungsaufgaben aller Key-Account-Manager. Hier sieht der Administrator, welche Planungsaufgaben von den Key-Account-Managern schon abgeschlossen wurden und welche noch offen sind. Jederzeit können die Kunden-Einzelplanungen innerhalb des Reportings zu einem Gesamtplan verdichtet werden. Obwohl die eigentliche Granularität der Planungen unterschiedlich ist, wird dadurch eine Vergleichbarkeit der Marketingplanung und der Key-Account-Planung erreicht. So verfügt das Unternehmen am Ende eines Planungsprozesses über einen konsolidierten und abgestimmten Planungsstand beider Bereiche. Zum Lieferumfang von Xpress PSA gehört auch ein Berechtigungssystem. Dadurch kann gesteuert werden, welcher Key-Account-Manager welche Kundenknoten planen darf.

Technisch ist Xpress PSA mit der integrierten Planung des SAP BW realisiert. Neben der Integration in die SAP-Welt sprachen die im Unternehmen vorhandenen Lizenzen, das in der IT vorhandene SAP-Know-how und die Einsparungen von Kosten für zusätzliche Hardware, die bei Einsatz einer proprietären Lösung erforderlich geworden wären, für eine SAP Net Weaver BW-basierte Planung. Die Kosten für die Einführung waren zwar vergleichbar mit den Kosten für die Implementierung einer proprietären Planungslösung. Unter Betrachtung der Total Cost of Ownership (TCO) schnitt Xpress PSA allerdings deutlich günstiger ab. Da es sich dabei um ein vorentwickeltes System handelt, das auf Best Practises der Branche basiert, konnte Hengstenberg seine Projektkosten und Projektrisiken minimieren. Das Template deckt bereits 80 bis 90 Prozent der typischen Anforderungen in der Konsumgüterindustrie ab. In einer Blueprint-Phase wurden lediglich die für den individuellen Geschäftsablauf notwendigen Anpassungen implementiert. „Die gesamte Planungs-, Reporting- und Administrationsoberfläche ist in das SAP Net Weaver Portal eingebunden. So haben wir ein anwenderfreundliches, einheitliches und webbasiertes Look & Feel für alle Planungen, Reports und Administrationsaufgaben erreicht“, berichtet Matthias Pfeifer, Key Account Manager bei Hengstenberg, der das Projekt zur Einführung der Anwendung geleitet hat.

Über die Autoren:
Dr. Rolf Sundermeier ist Geschäftsführer der IS4 GmbH & Co. KG, Volker Schmitt ist Business Intelligence Consultant bei der IS4 GmbH & Co. KG und Matthias Pfeifer ist Key Account Manager bei Hengstenberg.

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