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Außendienst-Terminvereinbarungen besser organisieren

Außendienstmitarbeiter sind kostenintensive Vertriebsprofis, weshalb es sich lohnen kann, die Terminvereinbarung von einem Telefonakquiseteam vornehmen zu lassen. Mit der Customer Relationship Management (CRM)- und Callcenter-Software AG-VIP SQL bietet Grutzeck-Software Unternehmen eine Lösung, die beiden Anforderungen gerecht werden soll.

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Bei der Terminvereinbarung sollen Telefonkontakter Callcenterfeatures wie beispielsweise Dialer, Kampagnen- Management oder interaktive Gesprächsleitfäden unterstützen. Das optionale Add-On „Terminvereinbarung“ soll für jeden zu verplanenden Außendienstmitarbeiter einen separaten Kalender vorhalten, wobei sich anlässlich eines Terminwunsches automatisch der am besten geeignete Außendienstkalender öffne. Somit würden sich Adressen automatisch Verkaufsgebieten oder speziellen Produktinteressen zuordnen, die Profis für diesen Termin verplanen.

Der Clou an der Lösung sei eine integrierte Entfernungsoptimierung. Das bedeute, dass sobald sich bei einem Terminwunsch des Gesprächspartners der am besten geeignete Kalender öffnet, Entfernungen vom Gesprächspartner zu den bereits gebuchten Terminen angezeigt werden. Aufgrund der Entfernung günstige Terminlücken würden farblich hervorgehoben, sodass sich sicherstellen lasse, dass der teure Außendienstmitarbeiter möglichst viel Zeit beim Kunden vor Ort und wenig Zeit im Auto verbringt. Da Fahrtzeiten realistisch berücksichtigt werden, soll auch die Motivation steigen.

Darüber hinaus ließen sich aus AG-VIP SQL Terminbestätigungen per E-Mail, Brief, Fax oder SMS generieren. In der aktuellsten Version könne der Außendienstmitarbeiter sowohl über den VPN-Zugriff direkt auf das CRM-System zugreifen als auch über den Online-Kalender für ihn gebuchte Termine einsehen, zu verplanende Zeiten freigeben oder sperren. Die in der Software integrierte Workflow-Engine ermögliche es, den Vertriebsprozess innerhalb der Software abzubilden, zu steuern und zu überwachen. Somit gehe das Feedback vom Termin direkt in die Software ein, Informationsmaterial könne darüber versendet, Angebote erzeugt und verfolgt werden.

www.grutzeck.de

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