E-Mail gehört in Unternehmen zum Alltag. Trotz Chats und Cloud ist die E-Mail immer noch das Kommunikationsmittel Nummer eins in der Business-Welt. „Bei durchschnittlich mehr als 20 E-Mails pro Mitarbeiter kann es in deutschen Büros täglich zu Missgeschicken kommen. Vertrauliche Informationen gehen an die falsche Adresse oder ein Kunde erhält eine E-Mail mit gravierenden Tippfehlern – jeder kennt diese unangenehmen Pannen, die man am liebsten sofort wieder ungeschehen machen möchte“, so Istvan Lam von Tresorit.
Der Klassiker: Peinliche Tippfehler
Oft fällt erst nach Absenden der E-Mail auf, dass sich ein peinlicher Tippfehler eingeschlichen hat. Sei es der Nachname des Empfängers oder eine dieser ärgerlichen „seid“-„seit“-Verwechslungen – Fehler sind menschlich, aber bei wichtigen Angelegenheiten trotzdem deplatziert. Mit etwas Glück gibt es tatsächlich Möglichkeiten, die Zeit noch einmal zurückzudrehen. Mit Outlook können firmeninterne Nachrichten, die solche Fehler beinhalten, unter „Aktionen“ > „Nachricht zurückrufen“ gestoppt werden – das funktioniert aber nur, wenn das Unternehmen Microsoft-Exchange-Server für die E-Mail-Kommunikation nutzt. Bis der Empfänger die Nachricht öffnet, kann die Situation noch gerettet werden.
Werden die Nachrichten mit Gmail versendet, kann stattdessen eine Sende-Verzögerung von bis zu 30 Sekunden eingerichtet werden. Auch einige andere Dienste bieten dies an. „Wenn der Absender schnell genug reagiert, lässt sich so das Senden noch rechtzeitig aufhalten oder die Nachricht korrigieren“, erklärt Istvan Lam.
Cool bleiben: Falscher Empfänger
Personalentscheidungen oder Anmerkungen zum letzten Strategie-Meeting sind eigentlich streng vertraulich, doch manchmal landen solche sensiblen Informationen wegen ähnlicher Namen im Postfach eines Kunden. Wer auf das Nachsenden mehrerer „Bitte löschen“-E-Mail baut, könnte es sogar noch schlimmer machen, denn diese werden sehr wahrscheinlich erst später geöffnet und wirken unprofessionell. Istvan Lam schlägt vor, stattdessen ruhig zu bleiben und zum Hörer zu greifen. Ein freundlicher Anruf beim Kunden beziehungsweise dessen Sekretariat ist der schnellste und verlässlichste Weg, um auf die Vertraulichkeit hinzuweisen und darum zu bitten, die Nachricht ungelesen zu löschen.
Verträge und Gehaltsaufstellungen: Anhänge in den falschen Händen
Verträge, Preistabellen und Buchhaltungsdokumente gehören zu den sensibelsten Geschäftsgeheimnissen jedes Unternehmens, werden aber trotzdem häufig per E-Mail versendet. Wenn solch ein vertrauliches Dokument an den falschen Empfänger adressiert wurde und die E-Mail nicht zurückgerufen werden kann, können nicht nur Vertrauensverlust, sondern auch Vertragsstrafen drohen. Statt Anhänge als Datei hochzuladen, können sie als Download-Link in den Text eingefügt werden. Mittels verschiedener Cloud-Anbieter können Dateien so sicher verschlüsselt, ein Ablaufdatum festgelegt, ein zusätzlicher Passwortschutz eingerichtet und die Anzahl der Downloads noch nachträglich begrenzt, gesperrt und dokumentiert werden.