Dabei werde etwa in der Akquise neuer Kunden viel Geld ausgegeben, um Stammdaten zu gewinnen. Allgemein ließen sie sich als diejenigen Daten charakterisieren, die sich entweder selten ändern oder die Basis für Bewegungsdaten bilden. Die wichtigsten Stammdatenklassen seien daher Kunden und Produkte, daneben aber auch der Kontorahmen, Geschäftspartner, Angestellte, Lieferanten, Liegenschaften und das Inventar. Das Stammdatenmanagement werde spätestens wichtig, wenn ein Unternehmen Schwierigkeiten hat, eine konsolidierte Sicht auf diese zentralen Daten zu liefern. Dies ist häufig bei gewachsenen heterogenen IT-Landschaften der Fall, die gegebenenfalls auch durch die Zusammenführung von Unternehmen gekennzeichnet sein können.
Stammdatenmanagementsysteme versprächen hierfür Lösungen, indem sie unterschiedlichste Systeme miteinander verbinden und eine einheitliche Sicht auf diese Daten liefern. Gleichzeitig werde damit bestrebt, Unternehmensdaten durch eine Erhöhung und Pflege der Datenqualität immer verlässlich und belastbar zu halten. Zudem ermöglichten Stammdatensystem auch ein vorausschauendes Kundenmanagement, da sie Cross-Selling-Potenziale sowie abgangsgefährdete Kunden erkennen lassen. Anhand software- und herstellerbezogener Merkmale aus den Bereichen Technik, Integrationsfähigkeit, Datenqualitätsmanagement, Sicherheit und Benutzungsschnittstellen stelle die IAO-Studie „Stammdatenmanagementsysteme 2009“ insgesamt sechs Stammdatenmanagementsysteme einander gegenüber. Die jeweils betrachteten Merkmale sollen Anforderungen typischer Einsatzszenarien abdecken und die unterschiedlichen Funktionalitäten der Systeme veranschaulichen.