Ignoriert werden somit die neuen Möglichkeiten, die Social Media für die Kundenbindung und die Steigerung der Marktbekanntheit bieten. Weil dies künftige Erfolge aller Voraussicht nach aber hemmen wird, hat Iron Mountain, ein weltweit agierender Anbieter von Services für das Informationsmanagement, für Unternehmen folgende Maßnahmen für den sicheren Umgang mit sozialen Netzwerken zusammengestellt.
1. Konzentration auf das Wesentliche
Ziel des Informationsmanagements ist es, die mit der Verwaltung von Datenbeständen verbundenen Kosten und Risiken zu begrenzen und zugleich den Zugriff auf relevante Informationen und ihren Nutzen für das Unternehmen zu verbessern. Unabhängig vom Format müssen Firmen deshalb wissen, über welche Daten sie verfügen, wo sich diese befinden und wie sie genutzt werden. Beim Management von Informationen in sozialen Netzwerken ist das genauso, aufgrund der Menge und Unstrukturiertheit der Daten jedoch komplizierter. Wenn Unternehmen Inhalte aus sozialen Netzwerken erfassen, müssen sie diese genauso schützen und Richtlinien einführen, wie lange die Informationen aufbewahrt werden sollen und wer auf sie zugreifen darf.
2. Gesetze beachten
Soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter sind technologiegestützte Kommunikationsmedien, die sich rasant entwickeln. Die Gesetzgebung hinkt den neuesten Entwicklungen dabei in der Regel hinterher. Potenziell ist aber jeder Tweet, jedes Posting oder jeder Blogeintrag ein offizieller Geschäftsvorgang, für den Unternehmen haftbar sind und den sie deshalb archivieren müssen. Unternehmen sollten deshalb in allen Ländern, in denen sie geschäftlich tätig sind, immer die aktuelle Gesetzeslage für den Umgang mit Informationen kennen.
3. Richtlinien für den Umgang mit Social Media im Unternehmen festlegen
Den Mitarbeitern den Zugang zu sozialen Netzwerken am Arbeitsplatz zu sperren, ist wenig zielführend – die Mitarbeiter greifen dann einfach auf ihre eigenen mobilen Geräte zurück. Deshalb sollten Unternehmen klare Nutzungsrichtlinien für den Umgang mit Social Media am Arbeitsplatz aufstellen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen. Derartige Richtlinien müssen eindeutige Handlungsanweisungen enthalten, aber auch eine Kultur der Verantwortlichkeit fördern.
4. Zwischen geschäftlicher und privater Nutzung unterscheiden
Um das Ansehen der Marke zu schützen, müssen die Kanäle richtig gemanagt werden. Unternehmen sollten daher strikt zwischen der geschäftlichen und der privaten Nutzung von Social Media unterscheiden. Deshalb bietet es sich für Unternehmen an, offizielle Firmenaccounts bei Facebook, Twitter, Linkedin oder Xing anzulegen. Das vereinfacht die Abgrenzung der persönlichen von der beruflichen Nutzung im Unternehmen und erleichtert bei Bedarf den Zugriff auf relevante Daten. Außerdem sinkt so die Gefahr eines (versehentlichen) Zugriffs auf persönliche Nachrichten der Mitarbeiter, was Datenschutzprobleme nach sich ziehen könnte.
5. Flexibel bleiben
Die Entwicklung sozialer Netzwerke ist rasant. Unternehmen müssen deshalb dafür sorgen, dass ihre Richtlinien für den Umgang mit Social Media im Unternehmen ohne großen Aufwand an Veränderungen angepasst werden können. Dafür sollten sie sich ständig auf dem Laufenden halten, indem sie mit externen Fachleuten zusammenarbeiten oder Arbeitsgruppen bilden, um das Fachwissen ihrer Mitarbeiter zu nutzen. Die Arbeitsgruppen sollten darüber hinaus auf das Fachwissen aus dem Bereich Informationsmanagement sowie aus der Rechts- und der Personalabteilung zurückgreifen. Wichtig ist es auch, alle Abteilungen einzubeziehen, in denen soziale Netzwerke geschäftlich genutzt werden können, dazu zählen vor allem Marketing, PR und Vertrieb.