Mithilfe der Softwarelösung werden die Dokumente zunächst auf Hochleistungsscannern digitalisiert und gleichzeitig kategorisiert. Im Anschluss kommt die speziell für Payback entwickelte Applikation zum Einsatz, mit der die Mitarbeiter im Customer-Service-Center die Unterlagen direkt am Bildschirm bearbeiten können. Im gesicherten Web-Frontend wird die Benutzerverwaltung unter anderem durch die Zuweisung verschiedener Kategorien erleichtert. Auch über den direkten Kundenkontakt hinaus nutzt Payback die Lösung. So ist ein Reporting und Monitoring möglich, das die effiziente Steuerung des Customer-Service-Centers erleichtert. Darüber hinaus werden die Originaldokumente in einem revisionssicheren, elektronischen Archivsystem gespeichert, in dem auch digitale Notizen vorgenommen werden können. So sind die Payback-Mitarbeiter bei Rückfragen der Kunden jederzeit in der Lage, sich über den aktuellen Status zu informieren und zu reagieren.
Kundenanfragen schneller bearbeiten
Die Prodata Datenbanken und Informationssysteme GmbH hat für das Bonusprogramm Payback ein internetbasiertes System zur Bearbeitung von Posteingängen im Customer-Service-Center entwickelt. Die Bearbeitung von Kundenanfragen kann damit schneller abgewickelt und besser nachverfolgt werden. Von den Mitgliedern des Bonusprogramms werden regelmäßig Briefe, Belege und Anträge an das Customer-Service-Center geschickt. Teile dieser Post – sowohl individuelle Briefe als auch Faxmitteilungen – konnten bislang nicht durch eine automatische Verarbeitung aufgefangen werden. Die Softwarelösung von Prodata bereitet die Dokumente und Dateien nun tagesaktuell zur weiteren Bearbeitung auf.
