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“Es ist am Abteilungsmüll gescheitert” – externe Projektleiter sind unzufrieden mit schlecht organisierten Klienten

Externe Projektleiter sehen sich in zwei Drittel ihrer Projekte mit größeren Herausforderungen bei der Zusammenarbeit mit den Klienten konfrontiert. Der Projekterfolg kann hierdurch gefährdet werden. Das hat eine Studienbefragung der Technischen Universität (TU) Dortmund in Kooperation mit dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU) ergeben.

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Befragt wurden rund 140 Projektexperten, davon kam ein Drittel aus Unternehmensberatungen. Branchenübergreifend sehen die Projektleiter in der unzureichenden Mitwirkung der Auftrag gebenden Unternehmen den stärksten Einflussfaktor, wenn Projekte unter ihren Ergebnismöglichkeiten bleiben. Mal sind es verstreichende Fristen, mal nicht ausreichende Teil- oder Vorarbeiten der Klienten, die das Projektergebnis in Frage stellen können. BDU-Präsident Ralf Strehlau: „Es ist für den späteren Projekterfolg enorm wichtig, sehr früh klare und vor allem verbindliche Absprachen mit den Klienten zu treffen. Gute Projektleitung fordert deren Einhaltung immer wieder ein und passt sie je nach Situation an.“

(Die Grafik – zum Vergrößern Anklicken – bildet die Einschätzung der Projektexperten ab. Die Sortierung folgt der branchenübergreifenden Häufigkeit besonders schwerer Probleme von links (selten) bis rechts (häufig))

Acht Erfolgsfaktoren für eine gelungene Zusammenarbeit

Auf Basis der Studienergebnisse konnten insgesamt acht Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit von Klienten und externen Projektexperten identifiziert werden. Studienleiter Florian Kopshoff von der TU Dortmund: „Alle Punkte gehören auf das Projektradar. Sie helfen, zentrale Herausforderungen in der Projektarbeit systematisch vorzudenken und bösen Überraschungen vorzubeugen.“

  • Ein hoher Aufwand für die illustrative und verständliche Klärung von Vor- und Nachteilen, Eigenschaften sowie der zu erwartenden Ergebnisse des Projektes lohnt sich.
  • Ein tiefes Verständnis für Produkte, Prozesse und Anforderungen des Klienten ist für einen externen Projektexperten unabdingbar. Dafür müssen zentrale Experten aus den Unternehmen frühzeitig in Projektsitzungen eingebunden sein und je nach Situation eigene Informationen vor Ort erhoben werden.
  • Um bei Personalwechseln oder -ausfällen auf der Klientenseite gewappnet zu sein: Erfolgskritische Positionen im Projekt sollten durch Mehrfach-Besetzungen und Vertretungsregeln abgefedert werden können.
  • Die unterschiedlichen Interessen – besonders auch der kritischen Akteure – im Klientenunternehmen müssen aktiv gesteuert werden.
  • Einigungen sollten gerade auch mit den besonders kritischen Entscheidern im Klientenunternehmen erfolgen. So spart man sich schwergängige Entscheidungsprozesse und abweichende Bewertungen der Projektergebnisse.
  • Ein lückenlos und transparent gestalteter Informationsfluss sowie eine verbindliche Einigkeit über weiterzugebende Inhalte innerhalb der Klientenorganisation sorgen für eine verlässliche Grundlage bei der Projektzusammenarbeit.
  • Offene und ehrliche Vergleiche von Vor- und Nachteilen in Frage kommender Lösungen oder von Wettbewerbsprodukten verhindern, dass Konzepte im Projektverlauf vermischt und falsche Bewertungsmaßstäbe angelegt werden.
  • Erfolgreiche Projektarbeit setzt beim Auftraggeber Interesse für eingeschlagene Lösungswege oder fundamentales Vertrauen in den externen Projektleiter hinsichtlich der Wahl des richtigen Weges voraus. Fehlt beides, und der Klient nimmt trotzdem intensiven Einfluss auf das Projekt, drohen unüberbrückbare Konflikte. Ein Projektabbruch muss dann eine Option sein.

(Zum Lesen Anklicken)

Befragungshintergrund: An der Befragung der Technischen Universität (TU) Dortmund und des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater (BDU) haben insgesamt rund 140 Projektverantwortliche teilgenommen, davon waren 40 für Consultinggesellschaften tätig. Vorgehensweise: Bei einer ersten explorativen Studie wurden sieben Kategorien erfolgskritischer Projektherausforderungen identifiziert. Diese wurden in einem zweiten Schritt Leitern von aufwändigen Projekten zur Einschätzung vorgelegt und von diesen hinsichtlich der Relevanz für den Projekterfolg bewertet. Der Studienleiter Florian Kopshoff pro-moviert zum Thema Kundenkompetenz im Projektgeschäft am Lehrstuhl für Marketing an der TU Dortmund.

Mehr zum Thema „Projektmanagement“ können Sie in unserer heute erscheinenden Jubiläumsausgabe lesen. Hierin fragen wir uns: „Wie es gelingt, Projekte umzusetzen, und wie sollte man mit Stolperfallen und Motivationslöcher umgehen?“ Ihr Interesse ist geweckt? Dann abonnieren Sie uns oder testen eine Einzelausgabe

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