Für die Gästeliste sowie für Einladungen greift der Eventmanager direkt auf die cobra Adress plus-, CRM plus- oder CRM pro-Datenbank zu und exportiert die Daten für personalisierte Serienbriefe oder Serienmails. Auch die Online-Anmeldung über das Internet ist möglich: Mit dem Importassistenten des Eventmanagers kann der Veranstalter die Teilnehmer direkt aus dem Internet mit seinen cobra-Adressen abgleichen und als Zusagen im Eventmanager erfassen. „Unser Alleinstellungsmerkmal ist die starke CRM-Funktionalität“, betont Astendo-Geschäftsführer Andreas Müller. „Bei Online-Anmeldungen müssen wir die vom Gast eingegebenen Daten quasi nur noch abholen und in die cobra-Datenbank importieren.“ Teilnehmer könnten direkt aus cobra als Recherche, einzeln oder über einen Barcodeassistenten der Veranstaltung zugeordnet werden. Der Einladungsstatus sowie die Zu- und Absagen seien jederzeit transparent und für die Erstellung von Statistiken auswertbar, zudem erleichterten Teilnehmerhistorien die Optimierung künftiger Events.
Die integrierte Projekt- und Aufgabenplanung des cobra-Zusatzmoduls unterstützt den User bei der gesamten Abwicklung der Veranstaltung. Frei definierbare Abfragefelder erfassen für jeden Teilnehmer individuelle Merkmale: Ob ein Hotel gebucht werden muss, das Menü vegetarisch sein sollte oder eine Abholung vom Flughafen erwünscht ist – die Informationen können direkt im Internet von den Teilnehmern abgefragt und als Liste dem Taxi-Unternehmen, dem Hotel oder dem Caterer vorgelegt werden. Mit dem Ressourcen-Management des astendo Eventmanagers behält das Organisationsteam den Überblick, wie viel Zeit für welche Aufgabe zur Verfügung steht. Optimiert wird das Teilnehmer-Management einer Veranstaltung zusätzlich durch einen Barcodeassistenten: Mit der Einladung erhält der Gast eine Buchungsnummer bzw. einen Barcode. Mit diesem kann die Anwesenheit der Personen direkt überprüft werden, eine eventuell notwenige Aufstockung der Bestuhlung sofort veranlasst und durch die auf dem Barcode hinterlegten Personendaten die Gäste persönlich mit Namen begrüßt werden.