Wie sieht die Arbeitswelt der Zukunft aus? Steht uns der Beginn der Remote-Work-Era und das Ende des klassischen Office bevor? Oder wird es eine Renaissance des Büros geben? Die Wunschvorstellungen gehen auseinander: Während die einen es kaum abwarten können, zum gewohnten Büroalltag inklusive sozialem Austausch an einem zentralen Ort zurückzukehren, haben die anderen das Homeoffice mit mehr Flexibilität und entfallenden Arbeitswegen lieben gelernt. Beide Arbeitsmodelle bieten Vorteile. Warum also nicht die klassische Büroarbeit mit dem mobilen Arbeiten, z.B. aus dem Homeoffice, kombinieren? Hybrides Arbeiten, das von Experten als “The Next Normal” prophezeit wird, tut genau das.
Hybrid Work – das Arbeitsmodell der Zukunft für Agenturen?
Was ist produktiver: Arbeiten im Büro oder im Homeoffice? In den meisten Fällen lautet die Antwort: das kommt drauf an – auf den individuellen Arbeitsstil und die jeweilige Tätigkeit. Ein Beispiel: Weil die kreativsten Ideen oft im direkten Austausch entstehen, kommt die Content-Managerin Anna mit ihrem Team im Büro für ein Kampagnen-Brainstorming zusammen. Für die Content-Kreation an sich bevorzugt sie jedoch einen ruhigen Ort und arbeitet deshalb am nächsten Tag aus dem Homeoffice, um sich auf das Schreiben eines Blogartikels zu konzentrieren.
Hybrides Arbeiten macht diesen Wechsel problemlos möglich und eignet sich damit besonders für Unternehmen mit vielfältigen Aufgabenbereichen, wie Agenturen. Im Kern des Arbeitsmodells steht die Flexibilität, den eigenen Arbeitsort – Büro, Homeoffice oder eine Kombination aus beidem – flexibel an die eigenen Bedürfnisse anpassen zu können.
Diese Wahlmöglichkeit führt zu einer höheren Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter und dadurch letztendlich zu einer gesteigerten Produktivität, von der auch die Agenturleitung profitiert. Zudem sprechen mehr Agilität und Kosteneinsparungen (z.B. für Büroflächen oder Geschäftsreisen) für das Hybrid-Modell.
Natürlich birgt hybrides Arbeiten auch Herausforderungen. Durch die Mischform an Arbeitsmodellen ist es für die Agenturleitung schwieriger, die gesamte Agentur im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass “alles rund läuft”. Sind die Budgets und Zeitpläne auf Kurs? Werden die Quartalsziele erreicht? Oft mangelt es an der passenden technischen Infrastruktur, um diese Fragen zu beantworten, auch wenn das Team nicht an einem Ort arbeitet. Wie können Agenturen also die technischen Hürden des hybriden Arbeitens überwinden, um dessen Vorteile zu nutzen?
Tool-Stack: Wie sich Agenturen optimal für hybrides Arbeiten organisieren
Das Fundament für hybrides Arbeiten ist der ortsunabhängige Zugang zu allen Anwendungen und Daten, die zum produktiven Arbeiten benötigt werden. Um einen flexiblen Wechsel zwischen Büro und Homeoffice zu realisieren, muss der Tool-Stack zudem eine zentrale Projekt- und Teamorganisation ermöglichen.
Grundsätzlich stellt sich die Frage: Nutzt man mehrere Insellösungen für spezifische Bereiche oder eine Komplettlösung, die den gesamten Agentursprozess abdeckt? Für beide Möglichkeiten gibt es triftige Gründe.
Insellösungen decken einen Spezialbereich mit sehr hohem Funktionsumfang ab. Jedoch wird meist ein Tool pro Bereich (Zeiterfassung, CRM, Controlling etc.) benötigt. Insellösungen können zwar oft miteinander verknüpft werden, eine vollständige Kompatibilität und eine automatische Übertragung von Daten ist jedoch nicht immer gegeben. Manuelle Datenübertragung ist zeitraubend und fehleranfällig. Bei der Kombination von Insellösungen sollte also darauf geachtet werden, dies zu vermeiden, da die Agenturleitung im Hybrid-Modell vermehrt auf ein genaues Controlling angewiesen ist.
Der parallele Einsatz mehrerer Tools kann zudem schnell unübersichtlich werden, wenn Daten in verschiedenen Anwendungen unterschiedlich aufbereitet werden. Darüber hinaus ist dieser teilweise kostenintensiver als ein Allrounder.
Ein Allrounder, wie z.B. die Agentursoftware HQ, bietet einen entscheidenden Vorteil für hybrides Arbeiten: Der gesamte Geschäftsprozess wird durch ein Tool abgedeckt. So werden alle notwendigen Projektdaten an einem zentralen Ort gebündelt und sind von überall für das Team und die Agenturleitung zugänglich. Zudem werden Verluste beim Datentransfer zwischen verschiedenen Anwendungen und manueller Übertragungsaufwand umgangen.
Häufig können all-in-one Lösungen an den Agentur-Workflow angepasst werden und Anforderungen flexibel abbilden (z.B. eine automatische Benachrichtigung der Projektleitung, wenn ein Projektbudget zu 80% überschritten ist). Das ermöglicht der Agenturleitung, auch im Hybrid-Modell den Status Quo stets im Blick zu haben. Jedoch umfassen Allrounder in den jeweiligen Spezial-Bereichen teilweise weniger umfangreiche Funktionen als Insellösungen.
Eine gute Agentursoftware, wie das HQ, unterstützt das hybride Arbeiten, indem sie u.a. diese zentralen Bereiche des Agenturprozess abdeckt:
- Eine umfangreiche Projektplanung, um ortsunabhängig gemeinsam an Projekten zu arbeiten und anstehende To-Dos, Verantwortlichkeiten und Deadlines zentral zu verwalten.
- Eine transparente Ressourcenplanung, die der Agenturleitung einen Überblick über die Auslastung des Teams bietet und eine zuverlässige Kapazitätsplanung ermöglicht (diese ist für hybrides Arbeiten essentiell!).
- Eine integrierte Zeiterfassung, um Arbeitszeiten im Büro oder im Homeoffice zu tracken und Reportings auf Kundenprojekte zu buchen.
- Ein umfassendes Projekt- und Finanzcontrolling, auf das die Agenturleitung von überall zugreifen und die wichtigsten Kennzahlen jederzeit ermitteln kann – ganz ohne Excel-Tabellen-Chaos.
Ein weiteres Kriterium, das ein Allrounder wie das HQ eher garantiert, als eine Kombination von Insellösungen: DSGVO-Konformität. Datenschutz spielt heutzutage eine wichtigere Rolle denn je und muss sichergestellt sein, wenn von überall auf Agenturdaten zugegriffen wird.
Fazit: eine Agentursoftware als Herzstück des Hybrid-Modells
Letztlich ist das hybride Modell nur nachhaltig, wenn Agenturen ihre Mitarbeiter hinsichtlich der Ausstattung für ortsunabhängiges Arbeiten unterstützen. Dabei gilt es, bisherige Strukturen und Prozesse zu überdenken und in eine geeignete technische Infrastruktur zu investieren. Mit einer modernen Agentursoftware, wie dem HQ, sind Agenturen optimal für das Zeitalter des hybriden Arbeitens gerüstet und können von den Vorteilen flexibler Arbeitsmodelle profitieren.