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Wie sich elektronische Post optimal nutzen lässt

Obwohl E-Mails bereits seit mehr als zehn Jahren zum Standardrepertoire der Unternehmenskommunikation gehören, bleiben 40 Prozent der über die elektronische Post hereinkommenden Kundenanfragen unbeantwortet. Das ist ein Ergebnis der Studie „Reality Check 2009“ der auf Mail-Mananagement spezialisierten Firma „Novomind“. Auslöser dieser umsatz- und imageschädigenden Ignoranz ist nach Ansicht der Becker von Buch Unternehmensberatung GmbH die Überforderung der E-Mail-Empfänger.

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„Allein in Deutschland landen täglich rund 80 Millionen Mails in den virtuellen Briefkästen, davon sind geschätzte 90 Prozent Spam, also unerwünschte Werbung. Hier die Spreu vom Weizen zu trennen, fällt vielen offenbar sehr schwer“, sagt Johannes Ullrich Becker von Buch als geschäftsführender Gesellschafter. Ein Tipp für E-Mail-Empfänger laute daher, für einen funktionierenden Spam-Filter zu sorgen, sodass die meisten Spam-Mails in einen dafür vorgesehenen Ordner verschoben werden.
Auch die hereinkommenden geschäftlichen Mails sollten automatisch in Themen-Ordnern sortiert werden, wozu sich Regeln, Absender, Betreffzeilen oder Inhalte nutzen lassen würden. Zudem sollte auf Spam-Mails nie geantwortet werden, um Absendern nicht zu signalisieren, dass die Adresse genutzt wird.

Für E-Mail-Absender sei es ratsam, grundsätzlich aussagekräftige Betreffzeilen zu formulieren, die Empfängern sofort signalisieren, worum es in der Mail geht. Neben dem Namen sollte die Absenderadresse den Firmennamen enthalten, wie beispielsweise in der folgenden Form „Max Mustermann – Musterwerk Deutschland AG“. Das erleichtere dem Empfänger die Zuordnung, vor allem bei international tätigen Unternehmen. Zudem sollte im geschäftlichen E-Mail-Verkehr unbedingt auf eine Signatur mit allen Unternehmensangaben geachtet werden. Denn Hinweise, die analog im Impressum der Webseite zu finden sein sollten, seien seit 2007 gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings sollten E-Mails nicht den persönlichen Kontakt oder am Telefon ersetzen. „Der direkte Dialog ist immer noch der beste“, unterstreicht Becker von Buch. Grund dafür sei, dass Fragen und Antworten unmittelbar erfolgen würden und Sprachgefühl sowie Betonung zum Tragen kämen. Bei E-Mails seien hingegen Missverständnisse an der Tagesordnung – trotz der von manchen exzessiv genutzten Smileys.

www.beckervonbuch.de

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