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Webbasierte Messeplanung

Was macht Auftritte bei internationalen Leitmessen eigentlich so aufwendig? Der Grund ist so einfach, wie die Aufgabe komplex ist, sieht doch die Praxis mitunter so aus: Der Mutterkonzern hat seinen Stammsitz in Michigan, die für den Messeauftritt in Deutschland zuständige Abteilung sitzt in der Schweiz. Alle Fäden für die B2B-Ausstellung in Düsseldorf laufen bei einer Event-Agentur in Ratingen zusammen, die sich obendrein um die Einladungen der Businessgäste aus aller Welt kümmert.

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Dies ist kein abwegiges Beispiel: Derzeit arbeitet ein „virtuelles“ Team für einen großen und zugleich ambitionierten Messeauftritt von Dow Chemical aus aller Welt zusammen. Das weltweit führende Chemieunternehmen nutzt für die K2001 das Web mit einer Spezial-Software, die im Wesentlichen aus vier „Kernmodulen“ besteht:
Die „Dokumentenverwaltung“ hat das Herz des Messeauftritts sicher im Griff, ermöglicht einen umfassenden Überblick über alle relevanten Informationen. „Wir haben ein Tool entwickelt, das projektbezogene Daten und Dokumente versionsübergreifend und webbasiert verwaltet“, erklärt Marco Tesche, geschäftsführender Gesellschafter der Turn-key GmbH, einem E-Business Dienstleister, spezialisiert auf die Konzeption und Realisierung individueller Online-Projekte und webbasierter Produkte.

Umfassende Sortierfunktionen vereinfachen die Suche nach einzelnen Dateien. Von der ersten Skizze der Messebaufirma über Fotos des Mobiliars bis hin zum Menüplan des Caterer sind alle Exposees mit einem System zu verwalten. Zudem gehören versehentliche Überschreibungen von Dokumenten der Vergangenheit an: Ältere Versionen werden automatisch archiviert, mit einem Klick wieder zum Leben erweckt. Auch die weitverbreitete 2 MB-Hürde in der E-Mail-Kommunikation umgeht der Weltkonzern mit diesem System. „Durch einen speziellen Account können bis zu 80 MB großen Dateien versendet werden, womit auch umfangreiche Power Point-Präsentationen zu bewältigen sind“, so Tesche.

Das „Projektplan-Modul“ bietet einen für alle Beteiligten sichtbaren und umfassenden Überblick der Aufgaben und Termine des Messeauftrittes, hilft, Prioritäten und Timings festzulegen. Alle Informationen zu internen wie externen Mitarbeitern und Dienstleistern bündelt das Tool „Kontaktmanagement“ für Dow Chemical. Zugleich werden die Daten kategorisiert, was umfassende Suchfunktionen ermöglicht. Der integrierte „Kalender“ verwaltet alle Informationen zu jedem Termin: Worum geht es? Wer ist dabei? Welche Vorbereitungen müssen getroffen werden? Zugleich können andere Teilnehmer über Änderungen informiert werden.

Virtuelle Meetings im Trend

Ob bei Messen, Bauvorhaben oder der Anbindung von Zulieferern und Partnern.
Neben diesen klassischen Beispielen arbeiten in nahezu allen Unternehmen
funktions- und bereichsübergreifende Projektteams zusammen.
Mehr noch: Oftmals sitzen die Beteiligten in verschiedenen Niederlassungen,
unterschiedlichen Unternehmen oder sogar auf verschiedenen Kontinenten,
benutzen obendrein unterschiedliche Software oder Software-Versionen. Diese
dezentralen Arbeits- oder Unternehmensstrukturen machen die An- und Abreise
zu Meetings heute zu einer kosten- und zeitintensiven Angelegenheit.
Die Herausforderung im Business-Alltag besteht also darin, sich mit anderen
möglichst ortsunabhängig und effizient auszutauschen. Deshalb liegen
Lösungen für virtuelle Meetings im Web voll im Trend.

Während der einwöchigen Businessveranstaltung in Düsseldorf organisiert und koordiniert das multinational tätige Unternehmen mit einem eigens entwickelten, webbasierten Content-Management-System das Programm für die rund 4500 geladenen Gäste.

Verborgene Effizienzpotenziale ausschöpfen
Es muss ja nicht gleich der prestigeträchtige Auftritt eines Weltkonzerns sein. Auch Werbekampagnen, Kick-offs oder die Koordination von Zulieferern und Partnern erfordern die reibungslose Kooperation vieler Köpfe und Heerscharen von Mitarbeitern in interdisziplinären Teams. In fast allen Bereichen der Wirtschaft arbeiten funktions- und bereichsübergreifende Projektteams zusammen. Teams, deren Mitglieder sich hauptamtlich oder neben ihrer angestammten Aufgabe an einem zeitlich begrenzten Projekt beteiligen.

Rückenwind bekommt dieser Trend zusätzlich durch den unaufhaltsamen Siegeszug des Internets sowie durch unterschiedliche Lizenzmodelle. Entweder können die Systeme in der bestehenden IT-Infrastruktur durch die eigenen Mitarbeiter oder alternativ als ASP (Application Service Providing) betrieben werden. Für den Telearbeit-Experten Professor Udo Konradt von der Universität Kiel liegen die Vorteile des dezentralen Arbeitens klar auf der Hand – mit einer großen Entwicklungschance für den Mittelstand. „Das Spektrum der Einsatzmöglichkeiten ist sehr breit. Es reicht über die Anbindung von Vertriebsmitarbeitern im Außendienst oder der Telearbeit im Home Office bis hin zur Bildung abteilungsübergreifender Arbeitsgruppen,“ erklärte er in einem Gespräch mit der Mediengesellschaft Ulm.

b>ASP: It-Konzept der Zukunft

Application Service Providing (ASP) ist derzeit eines der Schlagwörter in der IT-Branche.
Als ASP werden Anwendungen auf einem externen, dedizierten Hochleistungs-Anwendungsserver betrieben und rundum betreut. Vom Consulting über die Implementierung bis hin zu First-Level-Support und Administration wird die Anwendung als rundum sorglos Paket zur Verfügung gestellt. Gezahlt wird eine feste monatliche Nutzungsgebühr für die Anwendung und den Server.
Konsequent zu Ende gedacht ist die Idee eine kleine Revolution: Mithilfe von Application Service Providing sollen Software-Anwendungen und Daten nicht mehr auf lokalen Rechnern installiert und ausgeführt, sondern über das Internet oder private Netzwerke zur Verfügung gestellt werden. Ein Browser wird in Zukunft ausreichen, um alle Arten von Anwendungen online zu nutzen. Die Ausstattung des Endgerätes wird dabei unerheblich sein. Ob PC, PDA oder Handy: Die verschiedensten Geräte werden in der Lage sein, Anwendungen zu nutzen und Daten zu transportieren. Gleichzeitig entwickelt sich das Internet vom Kommunikations-, Informations- und Unterhaltungsmedium zum umfassenden Übertragungsmedium der globalen Datenverarbeitung.

Webbasierte Projektmanagement-Systeme
Die technische Herausforderung besteht aktuell darin, die jeweiligen Profis eines Projektes „an einen Tisch zu bekommen“, obwohl sie über den ganzen Globus verteilt arbeiten und nicht für jedes Meeting eine teure Flugreise antreten können oder wollen. Und dennoch müssen immer alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sein. „Die Projektteams benötigen für eine effiziente Zusammenarbeit eine speziell zugeschnittene Kommunikations- und Koordinationsplattform , die Kontaktdaten, Termine, E-Mails, Meeting-Reports, Präsentationen und andere Dokumente verwaltet. Dies vermeidet zeitraubende Suchvorgänge und missverständliche Überschneidungen“, berichtet Axel W. Zundler, Geschäftsführer und Inhaber von AWZ Events.

Verschiedene Software-Lösungen
Derzeit gibt es verschiedene Lösungen auf dem Markt, die sicher stellen sollen, dass alle Handgriffe für ein Projekt wie bei einem gut geölten Uhrwerk ineinander greifen. So hat Turn-key das webbasierte Projektmanagement-System Project-key entwickelt. Auf Grundlage einer zentralen Extranet-Datenbank als gemeinsamer Arbeitsplattform werden Austausch und Speicherung von Dateien, Mitteilungen und Zeitplänen, personalisierte Ansprachen, multimediale Präsentation von Produkten und Dienstleistungen sowie das Management aller Ressourcen effizient und durch integrierte Sicherheitsmechanismen (128 –1024 Bit SSL-Verschlüsselung) sicher abgewickelt. Unberechtigte Zugriffe von außen sind damit so gut wie ausgeschlossen.
Weitere Anbieter verfolgen unter den Stichworten „Business Community“, „Virtual World“ oder „Cyberspace Büro“ verschiedene Konzepte.

Über eine rein technische Vernetzung von Arbeitsprozessen hinaus setzt die Münchener Ecircle AG zudem auf die „persönliche“ Kommunikation von Menschen. Hierfür bietet die Plattform Cassiopeia Community verschiedene Funktionalitäten wie etwa ein Konferenzsystem, das den Aufbau einer zukunftsorientierten Plattform zur flexiblen Kollaboration ermöglicht. In sogenannten „Workspaces“ und „Private rooms“ können Geschäftsbeziehungen mit allen gängigen Chatfunktionen wie Flüstern, Schreien und Ignorieren gepflegt werden. Ungestörte Gespräche sind in für Dritte unsichtbaren Konferenzräumen möglich.
Auf optische Reize bei Internetkonferenzen setzt der „MindManager“. Die Software für visuelles Denken der Firma Mindjet kombiniert Funktionen aus dem Projekt- und Zeitmanagement und der visuellen Kommunikation. In der Businessversion lassen sich die Ergebnisse zudem sofort dokumentieren. Dabei können die Teilnehmer stets auf denselben Informationspool zugreifen. Sobald ein Mind Map erstellt ist, lassen sich alle verlinkten Dateien zusammenstellen und in verschiedenen Formaten per E-Mail verschicken.

Die Lösungen der Münchener Software-Schmiede Ecircle Solutions strukturieren die Kommunikation, vernetzen Mitarbeiter und Partner webbasiert und bilden eine zentrale Plattform für Wissen und Daten. Der Informationsfluss innerhalb von Arbeitsgruppen soll somit optimiert und die Produktivität laut Herstellerangabe erhöht werden.
Ganz im Zeichen der Mobilität steht die Kommunikationsplattform der Mannesmanntochter Vodafone TeleCommerce. Zu den Funktionen gehören ein webbasierter Zugriff auf Applikationen und Unternehmensdaten, Informationsaustausch mit gesicherter Vertraulichkeit, Dokumentenmanagement, Video- und Multimediakommunikation. Diese Features sollen einmal mit allen populären mobilen Endgeräten wie Notebooks, Palmtops, PDAs und Mobiltelefone technologisch zusammenwachsen.

Ein kostenloses Tool für Teamarbeit hat die 5Point AG ins Internet gestellt. Unter www.teamspace.de können Arbeitsgruppen mit Hilfe von Vorlagen zusammengestellt werden. Die Auswahl reicht von den Bereichen „Marketing & Public Relations“ über „Personalbildung“ und „Projektmanagement“ bis hin zu „Verwalten & Organisieren“.

Vorteile des webbasierten Arbeitens
 Erleichtert die Zusammenarbeit über Unternehmens- oder Abteilungsgrenzen hinweg
 Begünstigt Kooperationen und Partnerschaften mit anderen Unternehmen
 Spart Zeitaufwand und Reisekosten
 Verhindert teure Fehler bei der Abstimmung im Vorfeld
 Erlaubt gemeinsames Verwalten von Terminen und Dokumenten
 Ermöglicht personalisierte Anschreiben

Erwähnte Unternehmen und Produkte
Turn-key GmbH www.project-key.de
AWZ Events GmbH www.awz.de
5Point AG www.teamspace.de
Vodafone TeleCommerce www.vodafone-telecommerce.de
Mindjet www.mindjet.de
Cassiopeia AG www.cassiopeia.de
Ecircle Solutions www.ecircle-solutions.de

Produktübergreifende Portale
www.managementsoftware.de
www.softguide.de
www.gpm-ipma.de
www.projektmagazin.de
http://groups.yahoo.com/group/projektmanager/



Autor: Oliver Mau, AWZ Events in Ratingen
eingestellt am 3. Juni 2001
Fragen an den Autor können Sie stellen unter oliver.mau@awz.de .

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