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Unidienst erweitert Microsoft Dynamics CRM

Microsoft Dynamics CRM bietet zur Vertriebssteuerung die Entitäten Verkaufschance, Angebot und Vertrag. Mit Hilfe von erweiterten Suchen sowie unter Ausnutzung der Dashboard-Funktionalität wird ein unternehmensweit transparentes Vertriebscontrolling und Forecasting ermöglicht. Systembedingt ist jedoch keine Abgrenzung von Umsätzen für einzelne Berichtszeiträume vorgesehen, was zum Beispiel bei der Verwaltung langläufiger Verträge im Beratungs- und Dienstleistungsgeschäft zu nennenswerten Einschränkungen führt. Eine neue Lösung des Softwareentwicklers Unidienst eröffnet neue Möglichkeiten.

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Die Reverse Logistics Group (RLG) bietet als Spezialist für internationale Rücknahmelösungen ein breites Leistungsspektrum von Environmental Compliance Produkten bis hin zu individuellen Logistiklösungen an. Aus dem Blickwinkel des Customer Relationship Management (CRM)-Systems resultiert dies in oftmals mehrjährig angelegten Verkaufschancen, Angeboten und Verträgen – welche wiederum eine Vielzahl internationaler Business Units und Marktsegmente abdecken.

Transparente Vertriebsplanung

Die RLG wünschte eine schnelle Möglichkeit zur Auswertung des tagesaktuellen Auftragseingangs sowie dessen Entwicklung über die vergangenen und kommenden Geschäftsjahre. Gleichermaßen sollte die Sales Pipeline und die Vertriebsplanung über eine Auswertung bestehender Angebote für Vertriebsmitarbeiter, Geschäftsbereichsleiter und Geschäftsleitung transparent gemacht werden. Die von Unidienst implementierte Lösung basiert auf der Einführung einer neuen Entität zur Erfassung der jeweiligen Umsätze pro Geschäftsjahr. Der Vertriebsmitarbeiter teilt also die erwarteten Umsätze über die gesamte Laufzeit des zu akquirierenden Projektes auf die jeweiligen Geschäftsjahre auf. Etwaige Veränderungen bei der erwarteten Umsatzentwicklung vom ersten Angebot bis zum Abschluss werden dabei stets berücksichtigt. Als Nebeneffekt ergibt sich eine Auswertungsmöglichkeit der Umsatzentwicklung über den gesamten Sales Cycle.

Um die Pflege der Jahresumsätze für den Vertriebsmitarbeiter mit geringstmöglichem Aufwand darzustellen, hat Unidienst einen entsprechenden Wizard entwickelt. Dieser wird per Knopfdruck aus der Verkaufschance, dem Angebot oder dem Vertrag gestartet. Der Wizard enthält ein Umsatzfeld pro Geschäftsjahr. Zur Kontrolle wird die Gesamtsumme des für den betreffenden Vorgang zu erwarteten Umsatzes angezeigt. Sofern sinnvoll, erfolgt jeweils eine Vorbelegung der Umsatzwerte, so dass im Idealfall die vom Wizard vorgeschlagenen Werte nur noch mit einem weiteren Mausklick zu bestätigen sind. Der weitere Vertriebsprozess folgt danach dem Standardprozess von MS Dynamics CRM.

Tagesaktueller Umsatz-Forecast

Mit der umfangreichen Standardfunktionalität aus Microsoft Dynamics CRM 2011 lassen sich flexible Diagramme und Dashboards einrichten. Mit Hilfe der über den Wizard erfassten Daten hat RLG eine Landschaft von Dashboards eingeführt, welche nicht nur die Anforderungen an Reporting und Transparenz erfüllt, sondern auch die verbreiteten Hemmschwellen bei der Nutzung eines CRM zerstreut: „Die neuen Möglichkeiten werden von unseren Kollegen im Vertrieb mit Begeisterung aufgenommen, weil sie nicht als reine Kontrollfunktion aufgefasst sondern als wichtige Basis für die eigene Planung akzeptiert werden“, sagt Ulf Hallmann, Direktor Prozessmanagement bei der RLG. „Ich beobachte, dass unser Vertrieb das System schon wenige Tage nach Einführung selbstständig, selbstverständlich und sogar mit Spaß an der Sache lebt“, erklärt Hallmann weiter.

Die vorbereiteten Dashboards fassen die Umsatzentwicklung des gesamten Konzerns so zusammen, dass seitens der Geschäftsleitung ein Überblick in Echtzeit sowie die Ableitung von Trends auf einen Blick möglich ist. Ähnliche Einblicke stehen den Business Units und den einzelnen Vertriebsmitarbeitern für ihre jeweiligen Verantwortungsbereiche zur Verfügung. Für die Analyse der Daten erweist sich das Zusammenspiel von Grafiken und Listen im Dashboard als vorteilhaft. Die standardmäßigen Exportfunktionen erlauben eine nahtlose Datenverarbeitung in nachgeschalteten Systemen sowie die frühzeitige Initiierung von Steuerungsmaßnahmen. Mit den beschriebenen Maßnahmen wurde die Position von Customer Relationship Management als übergreifendes strategisches Führungsinstrument nachhaltig gestärkt und damit als ein entscheidender Erfolgsfaktor zum weiteren Unternehmenswachstum etabliert.

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