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Social-Collaboration – der virtuelle Marktbesuch

Früher waren Marktplätze Knotenpunkte einer ganzen Region: Hier traf man sich, machte Geschäfte und tauschte Neuigkeiten aus. Heutzutage haben sich viele dieser Aktivitäten ins Internet, Intranet oder Extranet verlagert. Auf dem globalen Marktplatz von heute sind Daten die wichtigsten Waren. Um diese zu managen und gewinnbringend zu nutzen, braucht es spezielle Werkzeuge wie Social-Collaboration-Plattformen.

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Von Irmgard Schlembach

Inhalte nahtlos erfassen, verwalten, bewahren und bei Bedarf bereitstellen – so lässt sich die Aufgabe von Social-Collaboration-Plattformen wie etwa Microsoft Sharepoint beschreiben. Sie fungieren als zentrales Bindeglied zwischen Systemen, Abteilungen und einzelnen Mitarbeitern. Verantwortliche in den Abteilungen Marketing oder Vertrieb bekommen damit ein Tool an die Hand, um beispielsweise die Zusammenarbeit in virtuellen Teams und Projekten effizient zu steuern. Die hohe Modularität erlaubt, Lösungen für ausgewählte Geschäftsprozesse in Form von Anwendungsbausteinen darzustellen. Ein typisches Beispiel ist die Abbildung und Nachverfolgung von Marketingkampagnen. Das Resultat: höhere Effizienz, verbesserte interne Unternehmenskommunikation und zufriedene Anwender.

„Ist Sharepoint in einem Unternehmen erst einmal etabliert, trägt es erfahrungsgemäß maßgeblich zur effizienteren Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten und Informationen bei. Die Lösung stellt sämtliche Funktionalitäten zur Verfügung, die verteilte Teams benötigen, um ihre Arbeitsprozesse zu verbessern, Informationen und Dokumente kontextbezogen sowie zeitgleich zu bearbeiten und zu verwalten“, weiß Florian Opitz, Team Manager Sharepoint beim internationalen IT-Dienstleister Comparex, aus zahlreichen Kundenprojekten. Im Arbeitsalltag sieht das etwa so aus, dass mehrere Marketing-Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten über Sharepoint gemeinsam an einem Kommunikationsplan oder an Anzeigenmotiven arbeiten. Mit Hilfe der Plattform kann jedes Projektmitglied jederzeit auf die aktuellste Version der bereits erstellten Skizzen zugreifen und diese bearbeiten. Jede Änderung ist sofort für alle sichtbar. Der aufwändige E-Mail-Verkehr mit riesigen Anhängen nach jeder Bearbeitungsrunde entfällt.


Eine Beispieloberfläche von Sharepoint. (Quelle: Comparex)

Geeignet für Unternehmen aller Größenklassen

Dank der hohen Skalierbarkeit können Unternehmen unabhängig von ihrer Größe mit Sharepoint den Wirkungsgrad und die Effektivität ihrer Arbeit steigern. Gerade für kleine Teams bietet sich der Einsatz von Sharepoint als Cloud-Lösung an. Diese Option ist Bestandteil von Microsoft Office 365. Opitz nennt einen weiteren Vorteil: „Viele Anwender sind bereits mit verwandten Microsoft-Benutzeroberflächen wie Microsoft Office vertraut. Wir gehen daher davon aus, dass sich mit der zunehmenden Marktdurchdringung von Office 365 auch Sharepoint auf der Cloud-Plattform durchsetzen wird, speziell im unteren Marktsegment.“

Eine Einschränkung gibt es allerdings: Bei der Implementierung spielt die IT-Umgebung eine wichtige Rolle: „Sharepoint ist offen, setzt aber in erster Linie auf verschiedenen Microsoft-Technologien auf. In einem Umfeld, in dem beispielsweise IBM Software dominiert oder die Infrastruktur auf Apple basiert, tut sich das Microsoft-Produkt eher schwer“, gibt Opitz zu bedenken. „Eine optimale Realisierung von Sharepoint verlangt nach einer starken Microsoft-Durchdringung im Unternehmen.“


Die Komponenten einer Social-Collaboration-Plattform wie Sharepoint. (Quelle: Comparex)

Ist dies der Fall, rechnen sich Social-Collaboration-Plattformen schnell: Die Erfahrung der Sharepoint-Experten von Comparex zeigt, dass sich damit die Effizienz in Unternehmen um bis zu 20 Prozent steigern lässt. Und auf dem weltumspannenden Marktplatz steigt das Angebot an nützlichen Daten.

Acht goldene Regeln für die SharePoint-Implementierung

1. Bauen Sie Sharepoint nach und nach auf
2. Beziehen Sie die Anwender mit ein
3. Machen Sie Sharepoint zum Dreh- und Angelpunkt
4. Setzen Sie auf vertrautes Design
5. Erarbeiten Sie vor dem Start ein Strukturkonzept
6. Deaktivieren Sie nicht genutzte Funktionen
7. Identifizieren Sie begeisterte Anwender als Multiplikatoren
8. Nutzen Sie ein Integrations- und ein Testsystem

Über den Autor: Irmgard Schlembach ist freie Journalistin in München.

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