Viele Berufstätige assoziieren heute mit dem Begriff Präsentieren fast automatisch das Programm Power Point. Die Anwendung wird geöffnet, Text und Dia-gramme werden eingefügt, noch ein paar passende Cliparts hinzugefügt – und fertig ist die Präsentationsunterlage. Entsprechend verlaufen die Präsentationen selbst. Es folgt Folie auf Folie. Hier noch ein Detail, da noch eine Tabelle, dort noch eine Statistik. Kann man mit solchen Präsentationen Mitarbeiter motivieren oder Kunden begeistern? Wohl kaum.
Umfragen zeigen: Die Zuhörer empfinden die meisten Präsentationen als einschläfernd und langweilig. Nur von wenigen sind sie begeistert – im Schnitt drei Prozent. Die Hauptursache: Die meisten Präsentatoren rücken die Technik und die fachliche Information in den Mittelpunkt. Sie selbst als Person hingegen erscheinen blass und im Hintergrund. Außerdem setzen sie zu wenig auf Emotion. Entsprechend ist ihr Vortragsstil: unpersönlich und monoton.
Präsentationen im geschäftlichen Umfeld sollen in der Regel bei den Zuhörern ein bestimmtes Verhalten auslösen. Sie sollen zum Beispiel zum Kauf eines Produkts motiviert, für gewisse Ideen oder Problemlösungen begeistert oder als Mitstreiter gewonnen werden. Damit dieses Ziel erreicht wird, sollten Präsentatoren ihre Zuhörer gerade nicht mit allen möglichen Infos und Argumenten überhäufen – gemäß der Maxime: Irgendetwas, was meine Zuhörer überzeugt, wird schon dabei sein.
Präsentationen sollten sich auf die sogenannten Bullet-Points fokussieren – also die Infos und Argumente, die nötig sind, damit die Zuhörer die gewünschte Entscheidung treffen oder das gewünschte Verhalten zeigen. Entsprechend sollten Sie beim Planen einer Präsentation vorgehen: Definieren Sie zunächst Ihre Kernbotschaften – also die drei, vier Argumente, die bei Ihren Zuhörern die größte Wirkung erzielen, weil sie ihnen aus ihrer Warte den größten Nutzen bieten.
Diese Kernbotschaften können zum Beispiel lauten:
- „So gewinnen wir neue Kunden“,
- „Dadurch steigt Ihr Gewinn um 20 Prozent“ oder
- „Dann können Sie ruhig schlafen“
Die Kernbotschaften sollten im Zentrum Ihrer Präsentation stehen. Alles andere ist, überspitzt formuliert, schmückendes Beiwerk. Oder dient dazu, Ihre Kernbotschaften zu belegen und zu unterstreichen. Wichtig ist beim Präsentieren auch, dass Sie Ihre Zuhörer nicht nur rational, sondern auch emotional ansprechen: Bringen Sie Ihre Zuhörer zum Träumen. Denn nur so können Sie bei ihnen zum Beispiel das Gefühl auslösen „Ja, das will ich haben“ oder „Ja, das will ich gerne tun.“
Bedenken Sie dabei jedoch: Ihre Zuhörer haben aufgrund ihrer Vorerfahrung sowie ihrer Positionen meist unterschiedliche Bedürfnisse und somit Nutzenerwartungen. Benutzen Sie deshalb für Präsentationen, soweit möglich, keine vorgefertigten Standardfolien. Passen Sie diese dem jeweiligen Publikum an. Fragen Sie sich im Vorfeld zum Beispiel: Was will beziehungsweise erwartet der Vorstand / Geschäftsführer? Was der Einkäufer? Was der Leiter der Fachabteilung …? Was der ….?
Um eine packende Präsentation zu erstellen, müssen Sie die Probleme und Bedürfnisse Ihrer Zuhörer kennen; des Weiteren deren Wertvorstellungen und Ent-scheidungskriterien. Außerdem sollten Sie deren Sprache sprechen. Versetzen Sie sich also, wenn Sie eine Präsentation planen, zunächst mental in Ihr Publikum: Wo drückt die Zuhörer der Schuh? Was interessiert sie? Was erhoffen sie sich? Was befürchten sie? Was wollen sie „mitnehmen“?
Damit Ihre Zuhörer nach der Präsentation das gewünschte Verhalten zeigen, müssen Sie diese für sich und Ihre Botschaften gewinnen. Entsprechend sollten Sie sich und Ihre (Kern-)Botschaften inszenieren. Achten Sie darauf, dass Sie während der Präsentation permanent mit Ihren Zuhörern kommunizieren – und nicht nur referieren. Reduzieren Sie deshalb den Text auf Ihren Folien soweit wie möglich. Beschränken Sie ihn auf Titel, Zitate und Schlagworte.
Denn je mehr Text auf den Folien steht, umso unbedeutender und überflüssiger werden Sie als Präsentator, weil ja schon fast alles auf den Folien steht. Außerdem veranlassen Sie durch zu viel Text die Zuhörer selbst dazu, ihre Aufmerksamkeit von Ihnen ab- und den Folien zuzuwenden. Denn sie müssen den Text ja lesen. Also müssen Sie immer wieder neu darum kämpfen, die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu gewinnen.
Folien sollten ein aussagekräftiges Bild, eine beeindruckende Zahl oder Grafik oder ein übersichtliches Diagramm enthalten – also ein Element,
- das die Argumentation des Vortragenden entweder inhaltlich unterstützt und/oder
- die gewünschte emotionale Stimmung erzeugt.
Diese Elemente sollten die ganze Folie ausfüllen und nicht klein neben Text gequetscht sein. Dadurch dass die eigentliche Information weitgehend mündlich vorgetragen wird und die grafischen Elemente nur unterstützend eingesetzt werden, entsteht die gewünschte Spannung. Damit die Aufmerksamkeit nicht von Ihnen abgelenkt wird, sollten Sie die Folien auch eher schlicht gestalten. Vermeiden Sie soweit möglich wilde Farbkombinationen sowie Animationen wie fliegende Buchstaben oder winkende Cliparts.
Denn für das „In-die-richtige-Stimmung-Versetzen“ Ihres Publikums sind nicht Bilder, Grafiken und Animationen zuständig, sondern Sie als Redner. Kommunizieren Sie mit Ihrem Publikum. Stellen Sie (rhetorische) Fragen. Holen Sie Zustimmung ein. Sprechen Sie Ihr Publikum direkt an. Eine gute Präsentation ist stets interaktiv. Das heißt, der Präsentator kommuniziert mit seinem Publikum. Er hält keinen Monolog. Halten Sie deshalb mit Ihren Zuhörern auch stets Blickkontakt. Kehren Sie ihnen nicht wie bei vielen Powerpoint-Vorträgen den Rücken zu.
Menschen lieben Geschichten und Beispiele aus dem wahren Leben. Sie lieben prägnante Zitate oder Lebensweisheiten. Versuchen Sie deshalb, Ihre Kernbotschaften in eine unterhaltsame Geschichte zu packen, die im Gedächtnis bleibt. Entwickeln Sie eine spannende Dramaturgie für Ihre Präsentation – ähnlich wie ein Buchautor oder Filmemacher. Dabei können Sie sich an folgendem Leitfaden orientieren:
- Spannende Einleitung – Ziel: Weckt die Aufmerksamkeit des Publikums.
- Wirkungsvolle Beschreibung des Problems der Zuhörer. – Ziel: Publikum fühlt sich verstanden und nickt zustimmend.
- Wirkungsvolle Beschreibung des Idealzustands der Zuhörer – Ziel: Alle warten gespannt auf die Lösung.
- Auftritt des „Retters und Helden“, Präsentation der Lösung – Ziel: Zuhörer wissen, wie sie (mit Ihrer Hilfe) den Idealzustand erreichen.
- Großes Finale – Ziel: Zuhörer sind motiviert, aktiv zu werden, den gewünschten nächsten Schritt zu tun.
Damit Sie dieses Ziel ohne Umwege erreichen, müssen Sie Ihre Präsentation auch entsprechend zielorientiert gestalten. Achten Sie zum Beispiel bei einer 20-minütigen Präsentation darauf, dass Ihre Präsentationsunterlage nicht aus mehr als zehn Folien besteht. Streichen Sie jede Folie, die nicht mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllt:
- Unterstreicht die Kernbotschaft
- Veranschaulicht mein Anliegen
- Erzeugt die gewünschten Emotionen
Zum Erstellen Ihrer Folien können Sie durchaus Power-Point nutzen. Das Programm ist ein guter Assistent. Beim Präsentieren selbst sollte jedoch stets der Mensch im Mittelpunkt stehen – und nicht die Technik.
Anita Hermann-Ruess ist Kommunikationstrainerin in Ravensburg. Sie ist unter anderem Autorin der Bücher „Speak Limbic – Das Ideenbuch für wirkungsvolle Präsentationen“ und „Sell Limbic – Einfach verkaufen!“