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Outsourcing von Events: Bringt das Unternehmen wirklich was?

Events, Messen und Meetings kann man Inhouse ausrichten, oder sich externe Partner suchen. Doch was funktioniert besser? © Fotolia 2014

Gerade im digitalen Zeitalter gewinnt persönliche Kommunikation an Bedeutung. Auch aus diesem Grund werden Events und Meetings als strategische Maßnahme immer wichtiger. Deswegen braucht es Experten, die sich um alles kümmern. Was spricht dafür, Events langfristig in die Hände externer Dienstleister zu legen – und gibt es Gründe, sie besser im eigenen Haus zu belassen?

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Von Gastautor René Proske, Geschäftsführer der Proske GmbH

Auf Events und Meetings spezialisierte Agenturen wissen, wie Kommunikationsziele auf Grundlage von Storytelling kreativ umgesetzt werden, können hohe Beratungskompetenz anbieten und kennen alle Schritte aus dem ff. Darüber hinaus profitieren ihre Kunden von einem umfangreichen Netzwerk an Dienstleistern, die für die gesamte Organisation eingebunden werden. Folglich können sie Event Manager im Unternehmen unterstützen. Diese haben damit mehr Ressourcen, um sich selbst in den Kreativprozess einzuschalten, während sie die Logistik in guten Händen wissen.

Aus der festen Zusammenarbeit mit einem validierten Partner resultiert ein hohes Maß an Planungssicherheit. Eingespielte Kooperation hat den Vorteil optimaler Verlässlichkeit, die fest zu etablierenden Standards bringen Sicherheit. Gleichzeitig fragen sich Event Manager, ob sie mit einem festen Partner unter Umständen an Flexibilität einbüßen und zu viele Kompetenzen abgeben.

Inhouse Events realisieren

Drei Fragen stellen sich bei der Entscheidung, ob Events im eigenen Hause realisiert oder strategisch outgesourct werden sollten:

1. Wie viele Events finden jährlich statt? Bei einer überschaubaren Zahl an Meetings und Events sind Unternehmen leichter in der Lage, alles selbst in die Hand zu nehmen – und lediglich bei Bedarf externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Hier kann in jedem einzelnen Fall die am besten passende Agentur ausgesucht werden. Sind hingegen jedes Jahr zahlreiche feste Events auf dem Plan, empfiehlt es sich, klare Standards zu schaffen. Die feste Zusammenarbeit mit einem Partner ist ein Stabilitätsfaktor, durch den Unternehmen sich nachhaltige Entlastung eigener Ressourcen verschaffen.

2. Wo liegen die Präferenzen von Event-Verantwortlichen? Die strategische Ausrichtung wird grundsätzlich im Unternehmen festgelegt. Darüber hinaus haben Event Manager in der Regel viel Freiheit bei der Frage, wie sie ihre Rolle definieren. Häufig wollen sie selbst in die Kreation gehen und setzen dabei unterstützend auf Agenturen. Strategisches Outsourcing hilft Event-Verantwortlichen, Prozesse nach außen zu verlagern und die gesamte Planung sowie Logistik extern betreuen zu lassen. Sie schaffen auf diese Weise Freiraum und neue Ressourcen für eigene Gestaltung.

3. Wie sehen die Rahmenbedingungen aus? Besonders, wenn Budget- und Zeitlimits vorhanden sind helfen eingespielte Prozesse, Ziele schneller zu erreichen. Wird ein langfristiger Ansatz verfolgt, steht ohnehin eine Serie auf das Gesamtziel einzahlende Veranstaltungen im Vordergrund. Hier bietet sich die feste Zusammenarbeit mit Partnern, die nachhaltig unterstützen, besonders an.

Externe Unterstützung muss durchdacht sein

Ist die Entscheidung getroffen, auf externe Unterstützung zu setzen, gilt es, den optimalen Partner zu finden. Auf folgende Punkte sollten Unternehmen bei der Auswahl einer Event-Agentur achten:

– Welche Referenzen und Erfahrung bringt der Partner in den Bereichen, des so genannten SMMP( Strategic Meeting Management Programm), also  und Outsourcing mit?

– Wie misst die Agentur die mit dem Event-Programm verbundenen KPIs?

– Präsentiert die Agentur überzeugende Kreativkonzepte und zahlen diese auf die Business-Ziele ein?

– Wie sehen die Prozesse aus, die die Agentur vorschlägt? Sind diese durchdacht und transparent?

– Wie gut ist die Vernetzung mit weiteren Dienstleistern? Kann an allen Standorten auf weitere Partner zurückgegriffen werden?

– Welche Konzepte für Sicherheit und Risikomanagement werden präsentiert?

– Welche Controlling-Standards stellt die Agentur zur Überprüfung der Zielerreichung zur Verfügung?

– Stimmt die Chemie zwischen Event-Verantwortlichen und den Ansprechpartnern in der Agentur? Hat man ein gutes Gefühl für die Zusammenarbeit?

Rene ProskeZum Autor: René Proske ist Geschäftsführer der Proske GmbH, einer der führenden Event-Agenturen in Deutschland und im internationalen Raum. Proske implementiert nachhaltige, strategische Meeting Management Programme (SMMP) und bietet umfassende Leistungen in den Bereichen Kreativität und Logistik. Der Anspruch der Agentur ist es, die Event- und Marketing-Branche zu inspirieren und ihre Veränderung richtungsweisend zu gestalten.

 

Kommunikation

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