Der Standard-Arbeitnehmer verbringt pro Monat 31 Stunden in Meetings. Viele Startup-Teams wenden dagegen nur zwischen einer und zehn Stunden für Besprechungen auf, wie eine Studie von Spacebase zeigt, einer Buchungsplattform für außergewöhnliche Meeting- und Veranstaltungslocations. Doch was macht die Business-Treffen in jungen Firmen so effizient und kreativ?
1. Klare Agenda, eindeutige Ziele: Die Vorbereitung
Die Grundlage für effiziente Meetings wird in Start-ups bereits geschaffen, bevor die Mitarbeiter zusammentreffen: „Wir arbeiten mit mehreren Online-Tools, um unsere Agenda schon vor dem Meeting mit allen Team-Mitgliedern zu teilen. So stellen wir sicher, dass wir direkt im Meeting Entscheidungen treffen und in der geplanten Zeit bleiben können“, sagt Giuseppe Montana, Gründer von Gurmeo.com. Neben den Themen, die es zu besprechen gilt, müssen dabei vor allem auch die Ziele festgelegt werden, die mit dem Meeting erreicht werden sollen. Die Devise: Kein Aufhänger, kein Meeting!
2. Tapetenwechsel statt Konferenzraum-Muff: Der Meeting-Ort
Neben dem richtigen Fokus spielt für den Großteil der Start-ups auch die Meeting-Umgebung eine entscheidende Rolle, wenn es um kreative Zusammenkünfte geht. „Der beste Cocktail für Kreativität besteht aus Serotonin und Dopamin. Das heißt, wir müssen Stress eliminieren! Das tun wir durch erholsame Nächte und ein wenig Distanz zu unserer stressigen Büroumgebung“, berichtet Dr. Hanno Deyle, Co-Founder und Managing Director bei Third of Life – Your Sleep Company. Nach kahlen Meetingräumen sucht man in Start-ups vergeblich: “Sollen Meetings kreativ sein, halten wir sie immer außerhalb des Büros ab. Zum Beispiel in Cafés oder Parks“, bestätigt Paul Roiter, Co-Founder der Ticketing-App Dingo. Jeppe Alexander Meier, Co-Founder des dänischen Fashion-Start-ups Forét ergänzt: „Als kleines Start-up mit einem Keller-Workshop lieben wir es, alternative Orte für unsere Meetings zu finden. Wir sind gern unter Leuten und an kreativen Spots oder in lebhaften Cafés.”
3. Raum für Ideen: Die Meeting-Hierarchie
In puncto Team-Einbindung und Meeting-Hierarchie weht der Wind in Start-up-Büros etwas anders als in vielen Großunternehmen: Bei Foodpanda beispielsweise ist die Hierarchie wie das Büro: offen und flach. Jeder kann seine Ideen einbringen, sogar Praktikanten haben schon große Veränderungen im Unternehmen bewirkt. Anstatt von oben herab gestalten sich Meetings in Startups im Team und lassen so Raum für Kreativität und außergewöhnliche Ideen: „Ich schreibe die Agenda mit den wichtigsten Fragen und dann halte ich die Klappe. Auf diese Weise bekommt das Team die Chance, mit Ideen herumzuspielen und so ohne Einschränkungen zu fantastischen Lösungen zu kommen“, erklärt Lars Trunin, Gründer und CEO des estnischen Verlags Raudwara Publishing House. Christopher J. Anker, Gründer und Produzent der Kreativagentur Mellow ergänzt: „Die erste und wichtigste Regel für uns lautet: Das beste Argument gewinnt immer. Jede Idee und jeder Gedanke soll vorgestellt werden, bevor wir beginnen einzugrenzen.“
4. Knallharte Zeitvorgaben: Die perfekte Meeting-Länge
Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne liegt bei den meisten Erwachsenen bei maximal 18 Minuten. Auch die Länge eines Meetings kann somit zum Kreativitätskiller werden. Damit Diskussionen nicht ausarten oder Mitarbeiter erschöpft abschweifen, empfiehlt es sich, Meetings immer in festen Zeitfenstern durchzuführen. „Ich habe eine feste Checkliste an Punkten, die besprochen werden müssen. Danach lege ich auch fest, wie lang das Meeting gehen soll, so dass wir für jede Aufgabe gleich viel Zeit haben. Jeden Punkt können wir dann natürlich auch schneller abhaken, aber dürfen niemals länger brauchen“, sagt Lars Trunin. Gibt es einmal mehr zu besprechen, sollten im Voraus einzelne Meeting-Blöcke definiert und durch regelmäßige Pausen unterbrochen werden, damit die Kreativität auch nach längerer Zeit noch ungehindert fließen kann.
5. Raus aus dem Bürostuhl: Neue Meeting-Formen ausprobieren
Neben neuen Orten für die Business-Treffen können auch neue Meeting-Formen wie Standing- oder Walking-Meetings einen Kreativitätsschub bewirken: „Morgens gehen wir für eine Stunde alle zusammen auf einen Kaffee spazieren. Wir teilen uns in kleinere Gruppen auf und diskutieren während des Laufens durch einen ruhigen Teil der Stadt oder durch einen Park. Walking Meetings sind die beste Meetingform und bringen uns munter und bereit für die Arbeit zurück ins Büro”, stellt Ian Cumming, Global Founder beim US-Startup TravelMassive, die von ihm praktizierte Methode dar. Darüber hinaus lohnt es auch, über den Branchen-Tellerrand zu schauen und sich an anderen Geschäftszweigen zu bedienen. So können zum Beispiel Praktiken wie Sprint-Meetings, die vor allem in der Software-Entwicklung genutzt werden, Unternehmen helfen, sich effizient zu strukturieren: „Wir haben zweiwöchige Sprint-Zyklen. Unsere Design-Meetings sind lang, alle darauffolgenden Meetings sind aber nur kurze Sprints und Troubleshootings“, sagt Eytan Lerba, CEO der Entscheidungshelfer-App Wizit.
6. Entscheidungen direkt treffen: Meetings zielführend gestalten
Nicht nur die Beantwortung vorher definierter Fragen, sondern auch die konkrete Entscheidungsfindung sollte in Meetings forciert werden. Dr. Hanno Deyle, Co-Founder und Managing Director bei Third of Life, erläutert: „Wir stellen sicher, dass jeder Meeting-Teilnehmer schon direkt im Gespräch wichtige Entscheidungen treffen kann. So garantieren wir, dass wir direkt nach dem Gespräch Meeting mit der Umsetzung der Lösungen beginnen können und keine Zeit verschwendet wird.“ Meetings nur des Treffens willens sollten Unternehmen von vornherein abschaffen. Nur wenn es konkrete Probleme oder Fragestellungen gibt, lohnt sich die Zusammenkunft. Die im Meeting beschlossenen Punkte sollten dabei direkt festgehalten und im Anschluss umgesetzt werden. Hierfür müssen natürlich auch die Zuständigen bereits im Gespräch identifiziert werden.
7. Nicht alle müssen mit: Meeting-Teilnehmer genau auswählen
„Wir arbeiten in Gruppen an unterschiedlichen Aufgaben, um Meetings kurz zu halten und die Arbeit so schneller erledigen zu können”, sagt Romain Butti, PR- und Social-Media-Verantwortlicher bei Allryder. Eine effiziente Methode, von der auch Großunternehmen etwas lernen können. Anstatt in festen Gruppen in eine Meetingroutine zu verfallen, sollte vor jedem Treffen evaluiert werden, wer wirklich anwesend sein muss. Je nach Unternehmen können ganz einfach unterschiedliche Meetingformen etabliert werden, wie sie Matilda Lucy, Junior Content Manager beim Antik-Möbelshop Pamono, beschreibt: „Unsere Meetings sind aufgeteilt zwischen täglichen einzelnen Team-Meetings und einem großen Team-Meeting, das nur einmal die Woche stattfindet.“ Auf diese Weise kann maximale Effizienz für alle Treffen garantiert werden.