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Ist die E-Mail krank, freut sich der Spam-Ordner

© Fotolia 2015

Sie haben sich viel Mühe gemacht, einen pointierten Newsletter verfasst, eine schöne Email-Kampagne kreiert oder eine spannende Umfrage vorbereitet. Und dann? Alles für die Katz. Der Spam-Filter beim Kunden schluckt die E-Mail, sie ward nie wieder gesehen. Wie Sie den „Message Health Score“ Ihrer E-Mails verbessern können, erklärt Eric Fox, Leiter des Distribution Engineering-Teams beim Umfrage-Anbieter Qualtrics.

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Von Gastautor Eric Fox, Leiter des Distribution Engineering-Teams beim Umfrage-Anbieter Qualtrics

Immer wieder landen auch seriöse E-Mails in Spam-Ordnern und die wenigsten Menschen machen sich die Mühe, diese Ordner regelmäßig zu durchforsten. Die gute Nachricht: Ihre E-Mail litt wahrscheinlich lediglich an einer Kinderkrankheit, die Sie mit ein paar Heilmitteln gut in den Griff bekommen:

Spam-Einstufung mit dem Message Health Score

Der Message Health Score gibt auf einer Skala von Null bis Einhundert die Wahrscheinlichkeit an, mit der Ihre E-Mails im Spam-Ordner bzw. im Posteingang des Empfängers landen. Um den Gesundheitswert ihrer digitalen Post zu überprüfen, stehen verschiedene Online-Tools zur Verfügung: Sie analysieren Header sowie Text Ihrer E-Mails auf Spam-Anzeichen und vergeben einen so genannten Message Health Score. Stimmt der Gesundheitswert Ihrer E-Mail, nichts wie raus damit. Krankt Ihre E-Mail noch, gibt es Einiges, was sie tun können.

Häufige Kinderkrankheiten von E-Mails, die im Spam-Ordner landen, sind Rechtschreibfehler, die exzessive Verwendung von Großbuchstaben oder von Marketing-Lockwörtern wie „Geschenk“, Gewinnspiel“ oder „Gratis“. Darüber hinaus gibt es weitere Faktoren, die den Message Health Score von E-Mails negativ beeinflussen:

– Ein ungünstiges Verhältnis von Bildfläche zu Textinhalten im Textkörper der E-Mail,, d.h. die E-Mail enthält zu viele Bilder

– Schlüsselwörter oder -sätze, die von Spammern oft verwendet werden, wie kostenlos“, „Garantie“, „Aktion“ oder Wörter, die nicht jugendfrei sind oder in einem bestimmten Kontext nicht jugendfreie Assoziationen wecken.

– Fehlen eines Links zum Abmelden oder Austragen aus dem Verteiler: Langfristig laufen Sie Gefahr, dass Ihre Domain auf eine Schwarze Liste gesetzt wird.

– Gleichzeitiger Versand zu vieler E-Mails.

– Versand von E-Mails an Nutzer, die sich bereits aus dem Verteiler ausgetragen haben.

– Versand von E-Mails an Adressen, die Rückläufer erzeugen.

– Verteilerlisten minderer Qualität können zur Folge haben, dass Ihre Nachrichten vom E-Mail-Server als Spam gekennzeichnet werden.

So verbessern Sie Ihre Zustellquote

Jetzt wissen Sie, was Sie nicht tun sollten. Aber es gibt auch Möglichkeiten, aktiv Ihren Message Health Score zu verbessern – und damit die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Ihre E-Mail es bis zum Empfänger schafft:

– Versenden Sie E-Mails in mehreren Chargen, damit sie nicht als Spam markiert werden.

– Setzen Sie zur Verteilung mehrere Server ein. Auch wenn ein Server als „Spam“-Server identifiziert wird, besteht die Chance, dass die Nachrichten, die von den anderen Servern verschickt wurden, ankommen.

– Überwachen Sie die Versand- und Zustellquoten aller Server kontinuierlich.

– Pflegen Sie Ihre Verteilerlisten sorgfältig.

– Führen Sie eine Liste falscher E-Mail-Adressen: Existiert eine E-Mail nicht, löschen Sie diese gleich aus dem Verteiler.

– Platzieren Sie in jeder E-Mail einen Link zum Austragen aus dem Verteiler.

– Wenn sich ein Teilnehmer austrägt, sollten Sie ihm keine E-Mails mehr zusenden.

– Versenden Sie Ihre E-Mails TLS/SSL-verschlüsselt. Das macht Ihre Nachrichten sicher und senkt die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail als Spam gekennzeichnet wird.

– Steigern Sie Ihre Zustellzahlen, indem Sie einen eigenen SMTP-Server einrichten oder einen SPF-Record. Bei einem SPF-Record handelt es sich um ein Spamschutzverfahren. Sie legen in einem SPF-Record fest, welche Computer zum Versand von E-Mails für Ihre Domain berechtigt sind. Der empfangende Mailserver hat dann die Möglichkeit, zu prüfen, ob die erhaltene E-Mail von einem autorisierten Mailserver stammt.

Sie werden sehen: Wenn Sie diese Tipps befolgen, wird Ihr Newsletter immer seltener im Spam landen und die Zahl an Teilnehmern an Ihrer letzten Umfrage steigen.

Zum Autor: Eric Fox leitet seit über drei Jahren die für Content Distribution zuständigen Qualtrics-Teams. Seine Tätigkeit bei Qualtrics konzentriert sich zum einen darauf, die Content-Bereitstellung für alle Kunden zu gewährleisten und zu optimieren. Zum anderen verantwortet er den Aufbau und die Pflege von Systemen und Diensten, mit denen innerhalb der Insights-Plattform Inhalte über E-Mail, SMS und andere Methoden bereitgestellt werden. Vor seinem Wechsel zu Qualtrics arbeitete Eric Fox freiberuflich am Genfer Zentrum für Humanitäre Minenräumung, wo er eine Software zur Unterstützung von Projekten zur Landminendetektion und -beseitigung auf der ganzen Welt entwickelte.

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