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Global Information Management-Lösung erleichtert Hella das Exportgeschäft

Als österreichischer Hersteller von Sonnen- und Wetterschutztechnik bringt Hella jährlich neue oder weiterentwickelte Systeme auf den Markt. Diese werden über Fachhändler vertrieben, um eine optimale Kundenberatung vor Ort zu gewährleisten. Da sich aus erneuerten Produktpaletten ständig Änderungen in Katalogen ergeben, müssen diese für Exportmärkte wie Deutschland, Italien, Tschechien, Ungarn, Kroatien, Norwegen und Australien in den jeweiligen Sprachversionen nachgezogen werden. Das gelingt mit der Global Information Management-Lösung von SDL nun besser.

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von Ilona Arnold

„Um die Exportmarkte besser zu durchdringen, hat unsere Geschäftsleitung die strategische Entscheidung getroffen, den Niederlassungen und Händlern die Unterlagen grundsätzlich in der jeweiligen Landessprache zur Verfügung zu stellen. Dadurch ist unser Übersetzungsaufkommen in den letzten Jahren deutlich gestiegen“, sagt Anton Lusser, EDV-Leiter bei Hella. Die wichtigsten Unterlagen seien die jeweils 1 000-seitigen Produktkataloge für die drei Hauptproduktgruppen Markisen, Jalousien und Rollläden sowie die dazugehörigen Preislisten. Außerdem müssten die Inhalte für die lokalen Webseiten und die Produktinformationen im Enterprise Resource Planning (ERP)-System immer in die jeweilige Landessprache übersetzt werden, um Angebote zu erstellen.

In der Vergangenheit war die Übersetzung der technischen Unterlagen ein zeitaufwändiger und kostspieliger Prozess. Denn zum Teil arbeite die Firma zur Übersetzung mit externen Agenturen sowie freien Übersetzern und teilweise übernehmen diese Arbeit auch Mitarbeiter in den Niederlassungen vor Ort. Die acht technischen Redakteure, die auch noch in der Konstruktion tätig sind, erstellten die Unterlagen mit einfachen Desktop-Publishing-Programmen (DTP). Dies ließ jedoch keine selektive Ausgabe der geänderten und neu zu übersetzenden Inhalte zu, sodass man auch bei kleineren Änderungen immer wieder das gesamte Dokument an die Übersetzer schickte. Dadurch sei es unmöglich gewesen, bei der Aktualisierung der Produktkataloge die tatsächlich anfallenden Übersetzungskosten zu kalkulieren. „Hinzu kam, dass die Übersetzung eines gesamten Katalogs mehrere Monate in Anspruch nehmen konnte, während denen sich die Produkte weiterentwickelten, sodass die übersetzte Version oft schon nicht mehr dem aktuellen Stand entsprach, wenn sie zurückkam“, ergänzt Lusser.

Um den Übersetzungsprozess rationeller gestalten zu können, ersetzte Hella die DTP-Systeme in der technischen Dokumentation durch ein XML-basiertes Redaktionssystem. Dies ermöglichte, Inhalte der Kataloge und Preislisten als Textbausteine zu erstellen sowie unabhängig von Layout und Ausgabeformat wiederzuverwenden. In einem zweiten Schritt führte man vor anderthalb Jahren die Translation Memory-Software von SDL als serverbasierte Lösung ein. Ausschlaggebender Grund war laut Lusser zum einen die weltweite Verbreitung des Global Information Management-Tools, die bei vielen der Agenturen und freien Übersetzern im Einsatz sind; zum anderen sprach für die Lösung ihre gute Integration ins bestehende Redaktionssystem. Die XML-Daten ließen sich ins Translation Memory System (TMS) importieren und weiterverarbeiten, wie die ersten Tests zeigten. Über die Schnittstelle wurde auch die Fertigstellung der Übersetzung zurückgemeldet, sodass bei Änderungen nur noch die modifizierten Module an das TMS exportiert zu werden brauchen. Dank der Projektabwicklung durch die Firma Kaleidoscope, welche Lösungen der Language Technologies Division von SDL in Österreich vertreibt und unterstützt, gestaltete sich die Systemeinführung einfach.

Im System seien für die Übersetzer Benutzerprofile angelegt worden, sodass sie sich auf dem Server bei Hella einloggen können, um die für sie bestimmten Arbeitspakete mit den vorübersetzten Texten abzurufen. Nach Fertigstellung der Übersetzung legen sie diese in Ordnern ab, von wo sie dann wieder in die Translation Memorys (TM) eingecheckt werden. Derzeit arbeitet das Unternehmen mit je einem TM pro Sprache, in dem sowohl die Kataloginhalte und Preislisten als auch die Web- und ERP-Inhalte abgelegt werden. Das erleichtere ihre Wiederverwendung unabhängig von den Medien, in denen sie publiziert werden sollen. Die Mitarbeiter in der technischen Redaktion erstellen nicht nur die Originaltexte, sondern kümmern sich auch um die Koordination des Übersetzungsprozesses und bereiten die Bilddaten für die Kataloge auf. Diese werden nach Möglichkeit textfrei beziehungsweise unabhängig von der Bildlegende gestaltet, um sie in den Sprachversionen einfacher wieder verwenden zu können. Aktuell denke Hella auch über den Einsatz der Softwarelokalisierungs-Lösung „SDL Passolo“ nach, um die Bildschirmmasken für das Kundeninformationssystem komfortabler übersetzen zu können. Über dieses System stellen die Verkäufer im In- und Ausland Anfragen ein und fragen den Status ihrer Projekte ab.

Durch den Einsatz der SDL-Lösung hat sich der Übersetzungsprozess bei Hella spürbar beschleunigt, was unter anderem dazu beiträgt, dass der Anteil der intern übersetzten Unterlagen zugenommen hat. „Die Vorübersetzung sorgt für eine bessere Kostenkontrolle, was gerade bei der Aktualisierung der Unterlagen einen Riesennutzen bedeutet. Wir sparen dadurch bei externen Übersetzungen bis zu 75 Prozent der Kosten“, versichert Lusser. Gleichzeitig sei das Unternehmen flexibler geworden. Früher wurden die Kataloge alle zwei Jahre überarbeitet und dann in einer bestimmten Auflage auf Vorrat gedruckt. Heute stelle man Niederlassungen und Händlern den Katalogteil zu einem neuen Produkt in elektronischer Form zur Verfügung. Dadurch müssten nicht mehr so viele Exemplare gedruckt werden, was die Druckkosten mindere.

Der größte Nutzen bestehe jedoch darin, dass die Kataloginhalte in den anderen Sprachen auf dem aktuellen Stand sind. Früher kam es gelegentlich vor, dass ein Händler im Ausland ein Angebot auf der Grundlage von veralteten Informationen erstellte. Die Produkte hatten sich inzwischen weiterentwickelt und konnten so gar nicht mehr gefertigt werden, beispielsweise weil sich Komponenten geändert hatten oder weil man Innovationen wie den platzsparenden Jalousienkasten eingeführt hatte, der dann im Extremfall bauliche Anpassungen erforderte. Heute lädt er sich die aktuellen Informationen zum gewünschten Produkt als Pdf von der Homepage herunter. Die Bereitstellung der Unterlagen in der jeweiligen Landessprache erleichtere es Niederlassungen und Händlern, Kunden vor Ort von den Vorzügen der Hella-Produkte zu überzeugen. „Unser Exportanteil wächst wie von der Geschäftsleitung erwartet“, betont Lusser. So habe die Firma in einigen osteuropäischen Ländern im vergangenen Jahr trotz der Wirtschaftskrise zweistellig zulegen können.

Über die Autorin:
Ilona Arnold ist MBA Marketing Initiatives Manager bei SDL Language Technologies Division.

Weitere Informationen finden Sie unter:
www.hella.info,
www.sdl.com

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