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Elektronische Aktenführung birgt Potenzial

74 Prozent der Unternehmen, die bislang noch keine elektronischen Akten einsetzen, planen dies in den nächsten zwölf Monaten zu tun. Das ist das Ergebnis der Marktforschungsstudie „Elektronische Akten in der Praxis“, für die das Business-Research-Unternehmen „Pentadoc Radar“ rund 330 Betriebe befragte. Im Vordergrund stünden bei den Planungen die Einsatzbereiche Verwaltung, Personalabteilung sowie der Vertrieb.

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Aktuell sei davon auszugehen, dass 57 Prozent der Unternehmen in Deutschland elektronische Daten einsetzen. Die Mehrheit der Befragten, die dies erst noch vorsähen, habe sich dafür ausgesprochen, damit eine schnellere Vorgangsbearbeitung im Unternehmen erreichen zu wollen. Ebenso wie die Papierakte nur einen kleinen Teil in der gesamten Prozesskette zur Bearbeitung eines Vorgangs in einem Unternehmen darstelle, bilde auch die elektronische Akte nur einen kleinen Teil des Informationsmanagements. Dieser sei jedoch notwendig, um Vorgänge elektronisch in einem Unternehmen zu bearbeiten.

Zudem berge dieser kleine Teil Potenziale, die von vielen Unternehmen noch unterschätzt würden. Diese seien riesig, weil jedes Unternehmen Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten, Akten für das Bestellwesen oder das Beschwerde-Management führe. Hätten sich Papierakten in der Vergangenheit meist nur als eine mehr oder weniger komfortable Sammlung für Schriftstücke erwiesen, ließen sich elektronische Akten heute konsequent zur Prozessunterstützung oder gar Prozesssteuerung verwenden.

www.pentadoc.com

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