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Effizienzkiller Technik: So viel Arbeitszeit schlucken Rechner, Drucker und Co.

Durch langsame Soft- und Hardware geht kostbare Arbeitszeit verloren. Also zurück zu den Stapeln Papier?

Jeden Morgen das Gleiche: Erst dauert es ewig, bis der PC hochgefahren ist, dann zicken Browser und E-Mail-Programm. So mancher hat morgens im Büro Zeit für ein opulentes Frühstück - weil die Technik nicht in die Gänge kommt. Und wenn dann mal alles funktioniert, hat der Drucker wahlweise kein Papier mehr oder Papierstau. Solche Kleinigkeiten fressen aufs Jahr hochgerechnet mehr Zeit, als Sie denken.

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17 Minuten täglich verstreichen ungenutzt allein durch das Warten auf den Drucker: Acht Minuten für das Hochfahren und Aufwärmen des Gerätes, neun Minuten für das Ausdrucken an sich. Das ist zumindest das Ergebnis einer Studie des Büroausstatters Sharp Business Systems in Zusammenarbeit mit dem Marktforschungsinstitut Censuswide. Die Marktforscher befragten europaweit mehr als 6.000 Bürokräfte zu ihren täglichen Technikproblemen.

Arbeitstage gehen wegen trantütiger Geräte verloren

Das Ergebnis für deutsche Büros: Neben der Zeit für den Drucker gehen durchschnittlich 22 Minuten pro Tag für die Suche nach Dokumenten und Bildern im System drauf. Insgesamt vertrödeln Büroangestellte in Deutschland pro Tag also rund 40 Minuten für die Suche nach Dokumenten oder das Warten auf den Drucker. Da ist das Hochfahren des Rechners noch gar nicht mit drin. Letztlich starren wir also länger auf irgendwelche Ladebalken oder Geduldskreisel, als so mancher an Mittags- und Frühstückspausen hat. Die Studie geht davon aus, dass jeder deutsche Büroarbeiter – und das sind ziemlich viele – pro Jahr fast 10.000 Minuten oder 20 Arbeitstage verliert, weil er auf ein trantütiges Gerät wartet. Zum Vergleich: Wer fünf Tage pro Woche arbeitet, hat einen Mindestanspruch von 20 Urlaubstagen pro Jahr. Die Zeit vor dem Drucker entspricht also einem kompletten Jahresurlaub.

Veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik

Das Problem ließe sich durch ein wenig Struktur lösen. Denn zumindest in Deutschland ist eine unübersichtliche Dokumentenablage das gravierendste Problem: 31 Prozent der Befragten geben an, dass sie Zeit verlieren, weil Dokumente nicht leicht aufzufinden oder zu teilen sind. So kommen besagte 22 Suchminuten zustande. 25 Prozent klagen über veraltete Technologien, die ihnen ein effizientes Arbeiten erschweren. Da könnte ein Update Abhilfe schaffen. Oder man beißt in den sauren Apfel und schafft neue Software an. Das kostet erstmal Geld, aber 20 Arbeitstage pro Jahr und Nase mehr sollten das aufwiegen. „Durch veraltete, fehlerhafte und komplizierte Technik riskieren Unternehmen verlangsamte Arbeitsprozesse, Einbußen im Gewinn und sogar den Verlust wertvoller Mitarbeiter“, kommentiert Alexander Hermann von Sharp. Denn Spaß macht das Arbeiten so nicht.

Bedienung der Video-Konferenz-Technologie

Außerdem sollten Unternehmen Geld und Zeit in die Hand nehmen, allen Mitarbeitern die wichtigsten Tools und Geräte zu erklären: Viel Zeit vergeht nämlich auch damit, dass Kollegen versuchen, sich untereinander zu helfen. So geben 25 Prozent der Befragten an, ihre Kollegen gelegentlich beim Bedienen von Druckern und Scannern zu unterstützen. 23 Prozent coachen ihre Kollegen in der Bedienung der Video-Konferenz-Technologie. Immerhin 21 Prozent der Bürokräfte geben zu, dass sie selbst nicht wissen, wie die Geräte funktionieren.

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