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Dokumentenarchivierung auch über Schnittstellen zu Fremdsystemen

Ablegen, verwalten, zuordnen, wiederfinden: In der Disziplin der Daten- und Dokumentenverwaltung handelt jedes Unternehmen autonom. Nur die Mitarbeiter selbst wissen um unterschiedliche Anforderungen, firmeninterne Spezifika und Prioritätenhirarchie im täglichen Arbeitsablauf mit ihren Kundendaten und den dazugehörigen Dokumenten. Dieser Individualität des einzelnen Kunden trägt das Softwarehaus Cobra Rechnung. Neue Versionen der CRM-Softwareprodukte, die ab Ende Juli verfügbar sein werden, enthalten unter anderem Features zur freien, adressunabhängigen Tabellengestaltung und zusätzliche Möglichkeiten zur Dokumentenarchivierung.

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„Übersichtlicher, bedienerfreundlicher und mit dem Schwerpunkt auf den Ausbau der Dokumentenarchivierung in Cobra selbst und mit Kooperationspartnern“, so fasst Cobra Geschäftsführer Jürgen Litz die Highlights der neuen Versionen 2011 zusammen. Mit den neuen Features können zusätzliche freie – auch adressunabhängige – Tabellen angelegt werden, die wiederum mit anderen Tabellen verknüpfbar sind. Über sogenannte Beziehungsfelder lassen sich auch komplexe Zusammenhänge, beispielsweise im Immobilien- oder Leasing-Bereich, genau abbilden. Schnell und übersichtlich ist abrufbar, was mit einem Interessenten oder Investor besprochen wurde, wenn sich der Ansprechpartner des zuständigen Renovierungs- oder Reparaturbetriebes mit Fragen meldet. Das bedeutet neben einer erheblichen Zeitersparnis auch eine kompetente Außenwirkung.

In der Version 2011 hat Cobra alle Softwarelösungen mit einer Vielzahl an Vorlagen und Standards ausgestattet, was sich bei wiederkehrenden Arbeiten als nützlich und zeitsparend erweist. User kennen bereits die zahlreiche Auswahl an Musterberichten und -grafiken aus dem Cobra-Berichtswesen. Die Pro-Version bietet nun auch beim Neuanlegen von Datensätzen Vorlagen zur Verwendung an. So können beispielsweise in der Immobilienbranche jeweils nach dem eigenen Bedarf beliebig viele Masken für „Mietswohnung“, „Haus“ oder „Mehrfamilienhaus“ erstellt und ausgewählt werden. Überarbeitet worden ist auch der Serienmailer, sodass mit den neuen Versionen ein zeitgesteuerter E-Mail-Versand möglich ist. Mitarbeiter im Bereich Marketing oder Vertrieb können Serien-E-Mails vorbereiten und einen Termin für den geplanten Versand festlegen. Zudem kann der einzelne Kunde in der Cobra-Datenbank mit einem Sperrvermerk versehen werden.

Weiter verbessert wurde die Suche innerhalb aller Datenbereiche durch eine Schnellsuchleiste und eine phonetische Suche. Erweiterte Filtermöglichkeiten sorgen bei großen Datenmengen für einen besseren Überblick. Der Vertriebsmitarbeiter sieht zum Beispiel nur die Kunden, die zu seinem Vertriebsgebiet gehören und der Serviceleiter nur die offenen Servicefälle, die bereits erledigt sein sollten. Zudem können Felder hinterlegt werden, die dem Vertriebsmitarbeiter Warnhinweise etwa wegen einer schlechten Zahlungsmoral geben. Die Zusammenarbeit im Team wurde durch die Möglichkeit verbessert, an eine Mail, einen Termin oder eine Aufgabe direkt Links auf entsprechende Datensätze einzufügen. Darüber kann sich der zuständige Mitarbeiter beispielsweise direkt und ohne aufwendige Suche über den akuten Servicefall informieren. Die stetige Aktualität der Daten garantiert auch der verbesserte Datenabgleich: Gibt ein Unternehmen seine Adressen beispielsweise für eine Telefonaktion an ein Call Center weiter, fließen die von den Telefonistinnen eingetragenen Informationen durch den Datenabgleich wieder ins eigene System.

Großes Augenmerk hat der Konstanzer Softwarespezialist in diesem Jahr auf den Ausbau der Dokumentenarchivierung sowohl als integrierten Bestandteil innerhalb der eigenen Software als auch in Form von Schnittstellen zu Fremdsystemen gelegt. „Cobra ist ein extrem leistungsfähiges CRM-System, das in Kombination mit anderen Systemen einen noch größeren Nutzen bringt. In den vergangenen Jahren haben wir unsere Anbindungen an verschiedene Warenwirtschaftssysteme umfangreich ausgebaut, in diesem Jahr haben wir nun einen Schwerpunkt auf das Thema DMS gelegt“, erläutert Litz. Über eine offene DMS-Schnittstelle für Drittanabieter ergibt sich ein umfangreicher Gestaltungsspielraum für die Anwender. Neue Kooperationen zu den DMS-Lösungen der Inoxision GmbH und der Morgenstern AG wurden bereits realisiert, die vorhandene Schnittstelle zu Elo DMS wurde überarbeitet und eine neue zu Docuware ist ebenfalls mit den neuen Versionen verfügbar. Über diese Schnittstellen können auch Schriftstücke des Kunden wie Rechnungen, Verträge oder projektbezogene Unterlagen, die nicht aus dem Cobra-System heraus erzeugt wurden, gesucht werden. Durch Anbindung an die Archive werden auch Mails automatisch zugeordnet.

www.cobra.de

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