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Beim E-Mail-Management gibt es noch Handlungsbedarf

Rechtssicherheit spielt im Distanz-Handel eine besondere Rolle. Nach Informationen der IHK Zetis GmbH, dem Zentrum für Technologie- und Innovationsberatung Südwest, achten allerdings zirka 30 Prozent der für einen „E-Mail-Management-Ratgeber“ befragten Unternehmen nicht auf eine rechtskonforme digitale E-Mail-Archivierung.

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Optimierungsbedarf zeige sich aktuell insbesondere im rechtlichen Bereich. Beispielsweise würden für geschäftliche E-Mails die gleichen Vorschriften gelten wie für Geschäftsbriefe. Sie gehörten mit wenigen Ausnahmen zu den Handelsbriefen, was direkte Anforderungen an eine korrekte E-Mail-Signatur und Archivierung zur Folge habe. Allerdings würden gegenwärtig nur etwa die Hälfte der Unternehmen in der externen Kommunikation eine einheitliche E-Mail-Signatur einsetzen.

Um die Voraussetzungen und Stellhebel für ein professionelles E-Mail-Management zu verdeutlichen, habe das Unternehmen mit dem E-Commerce-Center Handel (ECC Handel) und der IT-Akademie Mainz im Rahmen des vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) geförderten Projekts „KMU-orientiertes E-Mail-Management“ einen Online-Ratgeber entwickelt. Dieser soll Teilnehmern nach der Beantwortung von zwölf kurzen Fragen einen Überblick über die Erfüllung organisatorischer, technischer und rechtlicher Anforderungen an das E-Mail-Management geben. Zudem sollen sich aus dem Ratgeber individuelle Handlungsanleitungen ableiten lassen.

Über die formulierten Richtlinien des Online-Ratgebers hinaus werde Teilnehmern auch ein kostenloser Leitfaden mit detaillierten Informationen zum Thema E-Mail-Management zur Verfügung gestellt. Mit Hilfe dieses Leitfadens sollen Unternehmen ihr bisheriges E-Mail-Management analysieren und etwaigen Änderungsbedarf erkennen können.

www.emr.zetis.de

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