Wagner rät Unternehmen, sich für eine der möglichen Vorgehensweisen zu entscheiden, die entsprechenden Vordrucke zu erstellen und die Änderungen mit Mitarbeitern und Versanddienstleistern zu besprechen. Besonderen Handlungsbedarf sieht der Steuerberater, „ wenn der Abnehmer oder Lieferant die Ware selbst über die Grenze befördert. Während zurzeit noch eine Unterschrift bei der Abholung als Nachweis genügte, muss ab 1. Januar 2014 die Ankunft der Ware im EU-Ausland durch den Empfänger bescheinigt werden.“ Eine Alternative zur Gelangensbestätigung gebe es in diesem Fall nicht. Hier sollten sich Unternehmer über die Anforderungen informieren, um keine Fehler zu riskieren.
Im Regelfall muss die Gelangensbestätigung folgende Angaben enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden: Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Angabe von Ort und Monat des Erhalts der Lieferung oder den Ort und Monat der erfolgten Beförderung, Ausstellungsdatum des Nachweisdokumentes sowie Unterschrift des Abnehmers. Die Gelangensbestätigung kann auch elektronisch sowie als monatliche oder vierteljährliche Sammelbestätigung vom Abnehmer oder eines Beauftragten an den liefernden Unternehmer übermittelt werden.
Auch andere Nachweise werden anerkannt
Einfacher ist es bei den weiteren gängigen Versandwegen. Hier werden auch andere Nachweise von den Finanzbehörden anerkannt und vereinfachen die Nachweispflicht. Dies können beispielsweise Frachtbriefe mit Unterschriften des Empfängers und des Absenders sein oder eine Spediteurbescheinigung, die unter anderem Monat und Ort der Übergabe enthält. Der Beleg darf vom Spediteur auch elektronisch übermittelt werden und ist ohne seine Unterschrift gültig. Wird für den Versand ein Kurierdienstleister beauftragt, genügt als Nachweis neben dem schriftlichen oder elektronischen Auftrag das bei der Beförderung erstellte Transportprotokoll.
Bei Postsendungen ist eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung nebst Zahlungsnachweis ausreichend. Aber: „Jedes Nachweisdokument erfordert unterschiedliche Angaben, über die sich die Unternehmer rechtzeitig informieren sollten“, sagt Wagner. Um den Umstellungsprozess möglichst überschaubar zu gestalten, rät er zu einem einheitlichen Vorgehen im gesamten Unternehmen, das mit allen Beteiligten ausführlich besprochen wird. Vordrucke, die von allen Mitarbeitern genutzt werden und die alle geforderten Angaben erhalten, sollten rechtzeitig erstellt werden.
Ausländische Umsatzsteuer bei elektronischen Dienstleistungen
Bis zum Jahr 2015 kommt eine weitere Änderung auf alle Onlinehändler zu, die grenzüberschreitend ausgeführte Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie auf elektronischem Weg erbrachte Leistungen an EU-Verbraucher anbieten. Dies können unter anderem Lotterieannahmen, Fernwartungen, Webhosting, Datenbanken oder die Bereitstellung von Webseiten sein. „Für diese Art von Leistungen wird der anzuwendende Umsatzsteuersatz künftig nicht mehr anhand des Firmensitzes des Leistungserbringers festgelegt, sondern zielt auf den Empfängerort“, erklärt Wagner. Hier kommen einige Umstellungen auf die Unternehmer zu, denn sie müssen grundsätzlich für jedes Land eine eigene Umsatzsteuer-ID beantragen.
Für die Meldungen an das Finanzamt sieht die Finanzbehörde eine Vereinfachung vor, den so genannten „Mini-One-Stop-Shop“. Mit dieser „Mini-One-Stop-Shop“-Regelung können die E-Commerce-Betreiber eine einzige Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben, die Finanzbehörde ordnet dann die jeweilige Umsatzsteuer entsprechend zu.
Datenschutz bei neuen Dokumentationspflichten
„Wer jetzt ins E-Commerce-Geschäft einsteigt, sollte die kommenden Neuerungen von Anfang an bedenken und seine EDV, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzhinweise sowie alle Schriftstücke entsprechend gestalten“, rät Wagner. Doch auch, wer bereits Online-Dienstleistungen anbietet, solle sich rechtzeitig auf die Änderungen vorbereiten. Unter Umständen nehme die Umstellung der EDV auf die neuen Dokumentationspflichten einige Zeit in Anspruch, da beispielsweise der Sitz des Dienstleistungsempfängers nicht von jedem IT-System grundsätzlich erhoben werde.
„Probleme könnten hier die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die rechtlichen Hinweise bereiten, die jeder E-Commerce-Betreiber auf seiner Webseite deutlich angeben muss“, betont der Steuerberater. Um beispielsweise den Aufenthaltsort des Leistungsempfängers eindeutig zu bestimmen, müssen Daten erhoben und gespeichert werden, was rechtlich nicht ohne weiteres erlaubt ist. Der Käufer muss auf die Erhebung und Speicherung seiner Daten ausdrücklich hingewiesen werden. „Dies geschieht am besten auf einer eigenen Seite „Datenschutz“, empfiehlt Wagner. „Der Betreiber der Seite hat zudem technisch dafür Sorge zu tragen, dass die Daten erst nach der Einwilligung des Nutzers übertragen werden.“ Andernfalls drohen unter Umständen rechtliche Konsequenzen.
(Schomerus & Partner/asc)